مهم ترین ویژگی های یک BPMS کارامدمقالات کاربردی

 در دنیای رقابتی امروز، انتخاب یک نرم‌افزار مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (BPMS) کارامد، نقش مهمی در افزایش بهره‌وری و تحول دیجیتال سازمان دارد. اما هر BPMS، نمی‌تواند پاسخ‌گوی نیازهای واقعی کسب و کارها و سازمان‌ها باشد.

بسیاری از سازمان‌ها در انتخاب اولیه تنها به ظاهر یا امکانات عمومی نرم‌افزار توجه می‌کنند، اما در ادامه با محدودیت‌هایی مواجه می‌شوند که مانع تحقق اهداف‌شان می‌شود.

شناخت دقیق این ویژگی‌ها، زمینه‌ساز انتخابی هوشمندانه و مدیریت مؤثرتر فرآیندها خواهد بود.

در این مقاله، با ویژگی‌هایی آشنا می‌شوید که یک BPMS حرفه‌ای باید داشته باشد تا با یک سرمایه‌گذاری معقول، شما را به نتایج موردانتظارتان برساند.

1. محیط کاربری ساده اما حرفه‌ای

محیط کاربری ساده باعث می‌شود کاربران بدون نیاز به آموزش‌های پیچیده، سریع‌تر با نرم‌افزار کار کنند و تجربه‌ای روان و بدون سردرگمی داشته باشند.

این طراحی هوشمند، تجربه‌ای روان، بدون پیچیدگی و کاملاً قابل فهم را رقم می‌زند که در نهایت منجر به افزایش رضایت و تعامل مستمر مدیران، تحلیل‌گران و طراحان فرایند در سازمان می‌شود.

2. کمترین نیاز به دانش برنامه نویسی

یک سیستم با رویکرد کم کد، به کاربران کمک می‌کند بدون تخصص فنی، فرآیندها و فرم‌های موردنیازشان را طراحی و اجرا کنند؛ این مزیت سرعت پیاده‌سازی و استقلال تیم‌ها را بالا می‌برد و هزینه‌های توسعه را کاهش می‌دهد.

3. امنیت بالا و سطوح دسترسی

نرم‌افزارهای مدیریت فرایند باید از مکانیزم‌های امنیتی پیشرفته برای محافظت از داده‌ها و فرایندها در برابر نفوذ، خطا و سوء‌استفاده برخوردار باشند. اجرای تست‌های امنیتی مبتنی بر استانداردهایی مانندOWASP ، نشانه‌ای از پایداری و ایمنی سیستم است.

امکان مدیریت دقیق سطوح دسترسی، نقش مهمی در جلوگیری از دسترسی غیرمجاز و حفظ محرمانگی اطلاعات ایفا می‌کند. همچنین، کنترل امنیتی روی اجرای اسکریپت‌های سفارشی در فرایندها، مانع از بروز آسیب‌پذیری‌های داخلی می‌شود.

4. یکپارچگی با سایر نرم افزارها (پایگاه‌ داده و API)

این امکان به سازمان‌ها اجازه می‌دهد داده‌ها و عملیات میان نرم‌افزارهای مختلف به‌صورت خودکار و بدون دخالت دستی تبادل شوند. نتیجه این یکپارچگی، حذف دوباره‌کاری‌ها، افزایش سرعت اجرای فرایندها و ارتقاء دقت و انسجام اطلاعات است. همچنین، دسترسی مستقیم نرم‌افزار به منابع داده سازمان، به بهبود کارایی، کاهش خطاهای انسانی و تضمین یکپارچگی اطلاعات در سطح کل سیستم منجر می‌شود.

بیشتر بخوانید: افزونه ارتباط با  API در نرم افزار مدیریت فرایند پیشرو

5. اتوماسیون اطلاع رسانی و اعلان ها

باعث می‌شود کاربران در لحظه و از طریق ایمیل، پیامک و انواع پیام‌رسان‌ها، از وظایف و کارها باخبر شوند. این قابلیت، پیگیری بهتر امور و تسریع در انجام فعالیت‌ها را به همراه دارد.

6. خودکارسازی فرایندهای کسب و کار

باعث می‌شود فرآیندهای کسب‌وکار به‌صورت هوشمند و خودکار، بدون نیاز به دخالت مداوم نیروی انسانی اجرا شوند. این قابلیت، شامل زمان‌بندی دقیق وظایف، مسیردهی خودکار، ارسال اعلان‌ها و اجرای تصمیمات مبتنی بر قوانین از پیش تعریف‌شده است. خودکارسازی فرآیندها علاوه بر کاهش خطاهای انسانی، سرعت انجام امور را افزایش داده و بهره‌وری سازمان را به‌طور قابل‌توجهی ارتقاء می‌دهد. همچنین با فراهم‌کردن شفافیت، ردیابی دقیق و کنترل مستمر، زمینه‌ساز تحول دیجیتال و رشد پایدار در سازمان‌ها می‌شود. این ویژگی، یکی از پایه‌های اصلی نرم‌افزارهای پیشرفته BPMS به‌شمار می‌رود.

7. انعطاف پذیری و مطابق با نیازها و قوانین داخل کشور

این ویژگی باعث می‌شود نرم‌افزار به‌راحتی با نیازهای متنوع سازمان‌ها و طبق قوانین داخلی کشور سازگار شود و کاربران تجربه‌ای روان، بومی‌سازی‌شده و بدون موانعی مثل زبان و تاریخ داشته باشند. این موضوع بهره‌وری و پذیرش نرم‌افزار را افزایش می‌دهد.

8. پشتیبانی از استانداردهای جهانی BPMN,DMN,CMM

یکی از مهم‌ترین این استانداردها BPMN 2 است که به‌عنوان زبان مشترک بین تیم‌های فنی و کسب‌وکار، نقش کلیدی در درک، طراحی و مستندسازی دقیق فرآیندها ایفا می‌کند. بهره‌گیری از این استانداردها نه‌تنها هماهنگی بین واحدهای مختلف را تسهیل می‌کند، بلکه امکان همکاری تیمی، توسعه ساختار‌یافته و مقیاس‌پذیری مؤثر سیستم را نیز فراهم می‌سازد.

بیشتر بخوانید: آموزش مفاهیم BPMN و DMN و CMMN در نرم افزارهای مدیریت فرایند

9. داشبورد تحلیلی و گزارش ساز پیشرفته

داشبورد تحلیلی و گزارش‌ساز پیشرفته، این امکان را فراهم می‌کند که مدیران در هر لحظه به شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI)، روند اجرای فرآیندها و داده‌های مهم سازمان دسترسی فوری و دقیق داشته باشند. این ابزار با ارائه گزارش‌های تعاملی و نمودارهای تحلیلی، تصمیم‌گیری هوشمندانه، کنترل اثربخش فرآیندها و شناسایی سریع گلوگاه‌ها را امکان‌پذیر می‌سازد.

علاوه بر گزارش‌های مدیریتی، گزارش‌ساز پیشرفته می‌تواند انواع گزارش‌ها و نمودارهای سفارشی را برای سایر بخش‌های سازمان مانند مالی، منابع انسانی و فروش نیز تولید کند.

10. امکان افزودن افزونه‌های تخصصی و شخصی‌سازی

یک نرم‌افزار مدیریت فرایند حرفه‌ای باید قابلیت پشتیبانی از افزونه‌های تخصصی و قابل‌سفارشی‌سازی را داشته باشد تا بتواند به نیازهای متنوع و خاص هر کسب‌وکار پاسخ دهد. این افزونه‌ها با افزایش انعطاف‌پذیری سیستم، به سازمان‌ها امکان می‌دهند بدون صرف هزینه و زمان بالا، راهکارهایی متناسب با ساختار و اهداف خود پیاده‌سازی کنند.

افزونه‌هایی مانند چارت سازمانی، چاپ‌ساز، مدیریت اطلاعات پایه و سایر ماژول‌های مکمل، می‌توانند ارزش‌افزوده‌ای قابل‌توجه برای انواع صنایع ایجاد کرده و کارایی سیستم را به‌طور چشمگیری ارتقاء دهند.

11. ارائه به صورت تحت وب

ارائه نرم‌افزار مدیریت فرایند به‌صورت تحت وب، دسترسی آسان، سریع و بدون نیاز به نصب را برای کاربران فراهم می‌کند. این معماری باعث می‌شود افراد از هر مکان و با هر دستگاهی بتوانند به سیستم متصل شده و فرآیندها را مدیریت کنند. علاوه بر این، به‌روزرسانی‌ها و پشتیبانی نرم‌افزار متمرکز انجام شده و هزینه‌های نگهداری کاهش می‌یابد.

12. نسخه درون سازمانی (On-Premise) یا ابری (Cloud)

به سازمان‌ها امکان می‌دهد بر اساس نیازهای امنیتی، کنترل داده و زیرساخت خود، بهترین گزینه را انتخاب کنند؛ این تنوع در استقرار، انعطاف عملیاتی و سازگاری با سیاست‌های فناوری اطلاعات سازمان را تضمین می‌کند.

13. هوش مصنوعی در نرم افزار مدیریت فرایند

هوش مصنوعی با ارزیابی و تحلیل حجم بالایی از داده‌های فرایندی، با شناسایی گلوگاه‌ها، پیشنهادهایی برای بهینه‌سازی را ارائه می‌دهد. این فناوری می‌تواند در ارزیابی عملکرد کاربران، پیشنهاد مسیرهای جایگزین و تشخیص نقاط ضعف در اجرای فرایندها نقش موثری ایفا کند.

همچنین هوش مصنوعی با کمک به تهیه گزارش‌های هوشمند، تحلیل‌های پیش‌بینی‌پذیر و داشبوردهای پویا، دقت تصمیم‌گیری را به‌طور چشمگیری افزایش می‌دهد. ادغام هوش مصنوعی با BPMS نه‌تنها بهره‌وری و چابکی سازمان را ارتقاء می‌دهد، بلکه مسیر تحول دیجیتال را نیز هموار می‌سازد.

14. فرایندکاوی و بهینه سازی

عملکرد فرایندها، نقاط ضعف و گلوگاه‌ها را شناسایی می‌کند؛ این تحلیل‌ها به بهبود مستمر، افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌ها کمک کرده و تصمیم‌گیری‌های دقیق‌تری را برای سازمان ممکن می‌سازد.

نرم افزار جامع و یکپارچه پیشرو

با امنیت بالا، پشتیبانی کامل از زبان فارسی و قابلیت انعطاف‌پذیری در طراحی و اجرای فرایندها، نرم‌افزار پیشرو بهترین همراه شما در مسیر تحول دیجیتال است. علاوه بر این، با امکان ارتباط مستقیم با پایگاه‌های داده، پشتیبانی از انواع افزونه‌های تخصصی و قدرتمند، راه را برای بهبود مستمر و افزایش بهره‌وری سازمانی هموار می‌سازد.

با انتخاب پیشرو، از طراحی تا بهینه‌سازی فرایندها، همه‌چیز در اختیار شماست!

قیمت