اتوماسیون اداری (Automation in Processmaker)پلاگین های کاربردی

در نرم‌افزار پیشرو، اتوماسیون اداری و BPMS کاملاً یکپارچه هستند. این یعنی دیگر نیازی به تعریف جداگانه راهبر، چارت سازمانی و سطوح دسترسی نیست و همه‌چیز در یک محیط هماهنگ مدیریت می‌شود. اطلاع‌رسانی‌ها از طریق پیامک و ایمیل بدون نیاز به تنظیمات مجدد انجام می‌شوند، و کاربران بدون ورود اطلاعات تکراری، از یک سیستم اعتبارسنجی واحد استفاده می‌کنند.

این یکپارچگی باعث می‌شود که فرآیندهای کاری بدون تداخل، سریع‌تر و با دقت بیشتری اجرا شوند. همچنین امکان تعیین جانشین و مدیریت جریان کار به‌صورت خودکار وجود دارد. در نتیجه، کاربران به جای استفاده از چند سامانه، همه نیازهای خود را در یک محیط منسجم و کارآمد برطرف می‌کنند.

اتوماسیون اداری در نرم‌افزار مدیریت فرایند پیشرو، در بستر سیستم مدیریت فرایند و بدون نیاز به نصب و یا ورود از طریق نرم‌افزار دیگر اجرا می‌شود. همچنین در کنترل ارسال‌ها و دریافت‌های انواع نامه‌های داخلی، وارده (ورودی به سازمان) و صادره (خروجی از سازمان) به شما کمک می‌کند.

کاربردهای اتوماسیون اداری پیشرو در کسب و کار 

دبیرخانه‌ها، مجوز ارجاعات، قالب‌ها، سازمان‌ها، امضاکننده‌ها، حذف نامه، 6 قسمت در اتوماسیون اداری هستند که در ادامه به کاربرد هر یک از آن‌ها می‌پردازیم.

مدیریت دبیرخانه‌ها: تعریف دبیرخانه و ايجاد الگوی شماره نامه‌ها به تفکيک دبيرخانه‌ها، اختصاص کاربران به دبیرخانه‌ها و گروهبندی كاربران به تفکيک دبيرخانه‌ها، تعریف یک یا چند سوپروایزر برای دبیرخانه‌ها، تعریف روال و مجوز ارجاعات بین کاربران دبیرخانه‌ها به تفکیک نوع نامه.

مجوز ارجاعات نامه: تعریف گروه های شخصی و دسته بندی افراد جهت ارجاع سریع و گروهی نامه، تعیین نوع گیرنده نامه به صورت اصلی، رونوشت و رونوشت مخفی، امکان مشاهده تاریخچه ارجاعات و ضمایم نامه.

قالب‌ها: ايجاد و تعریف انواع قالب‌های نامه با استفاده از پلاگین چاپ ساز و پلاگین قالب‌های چاپی مایکروسافت ورد.

سازمان‌ها: تعریف سازمان‌های بیرونی جهت فراخوانی در ارسال نامه‌ های ورودی و خروجی.

امضاکننده‌ها: تعریف امضاکننده و ثبت امضا الکترونیکی و تعيين دسترسی‌های لازم به صاحبان امضا به تفکيک نوع نامه.

مهم ترین ویژگی‌های اتوماسیون اداری پیشرو

• تعیین امنیت و اولویت و مهلت اجرای نامه هنگام ارسال
• افزودن یک یا چندین ضمیمه و تعیین نوع ضمایم مجاز در ارسال نامه
• دارای ویرایشگر داخلی و عدم نیاز به نرم افزارهای بیرونی
• امکان اتصال به نرم افزار مایکروسافت ورد جهت تایپ نامه و ذخیره خودکار آن بر روی سرور
• امکان ارسال نامه به صورت پیش نویس نامه‌های داخلی و خروجی جهت بررسی و ویرایش توسط شخص دیگر
• تعیین نحوه دریافت نامه‌های ورودی به صورت ایمیل، فکس، حضوری و...
• تعیین نوع نامه‌های داخلی به صورت نامه، دستورالعمل، اطلاعیه و...
• دارای آرشیو نامه‌ها با امکان جستجوی پیشرفته
• امکان انجام تنظيمات جهت ارسال SMS يا Email 

سایر ویژگی‌های اتوماسیون اداری پیشرو

یکپارچگی کامل با سیستم BPMS

در نرم‌افزار پیشرو، اتوماسیون اداری و سیستم مدیریت فرایندهای کسب‌وکار (BPMS) به‌صورت یکپارچه طراحی شده‌اند. این موضوع باعث می‌شود که مواردی مثل تعریف راهبر، چارت سازمانی، سطوح دسترسی، و سیستم اعتبارسنجی، تنها یک بار تعریف شوند و در هر دو بخش قابل استفاده باشند.

• عدم نیاز به ورود جداگانه اطلاعات کاربران
• استفاده از اعتبارسنجی یکپارچه در تمام سیستم
• ارسال اطلاع‌رسانی‌ها از طریق پیامک و ایمیل بدون تنظیمات مجدد
• اجرای سریع‌تر، دقیق‌تر و بدون تداخل فرآیندهای کاری
• امکان تعیین جانشین و مدیریت خودکار جریان کار

مدیریت دبیرخانه‌ها

• تعریف دبیرخانه و الگوی شماره‌گذاری نامه‌ها به تفکیک دبیرخانه
• اختصاص کاربران و گروه‌بندی آن‌ها در هر دبیرخانه
• تعریف یک یا چند سوپروایزر برای هر دبیرخانه
• تنظیم روال و مجوز ارجاعات بین کاربران دبیرخانه‌ها بر اساس نوع نامه

مجوز ارجاعات و سیستم ارجاع هوشمند

• تعریف گروه‌های شخصی برای ارجاع سریع و گروهی
• دسته‌بندی افراد جهت انتخاب سریع در زمان ارجاع
• تعیین نوع گیرنده (اصلی، رونوشت، رونوشت مخفی)
• مشاهده تاریخچه کامل ارجاعات و ضمایم
• امکان تعیین نوع ارجاع (جهت اقدام، جهت استحضار و...)
• افزودن فایل محرمانه و گزینه نمایش نامه به‌محض باز شدن
• ثبت اقدامات انجام شده و نمایش آن در نامه و آرشیو

قالب‌ها و چاپ نامه

• ایجاد انواع قالب‌های نامه با استفاده از پلاگین چاپ‌ساز
• پشتیبانی از قالب‌های چاپی مایکروسافت ورد
• استفاده از متغیرهای پیش‌فرض برای قالب‌ها
• ثبت قالب پیش‌فرض بر اساس هر سازمان بیرونی

مدیریت سازمان‌های بیرونی

• تعریف سازمان‌های بیرونی جهت درج در نامه‌های ورودی و خروجی
• ثبت شماره تماس برای هر سازمان بیرونی
• ثبت قالب پیش‌فرض نامه برای هر سازمان بیرونی

تعریف امضاکننده‌ها و امضای دیجیتال

• تعریف امضاکننده‌ها به همراه امضای الکترونیکی
• تعیین دسترسی‌های امضاکننده به تفکیک نوع نامه
• امکان ثبت امضای شخص روی نامه‌های داخلی و خروجی
• ویرایش مجوز ثبت امضا برای هر نوع نامه

امکانات ارسال و دریافت نامه

• ارسال و دریافت انواع نامه‌های داخلی، وارده و صادره
• ارسال نامه به صورت پیش‌نویس جهت بررسی و ویرایش دیگران
• افزودن یک یا چندین ضمیمه به نامه و تعیین نوع ضمایم مجاز
• تعیین نحوه دریافت نامه‌های ورودی (ایمیل، فکس، حضوری و...)
• دسته‌بندی نامه‌های داخلی به انواع نامه، اطلاعیه، دستورالعمل و...

ویرایشگر داخلی و اتصال به Word

• دارای ویرایشگر داخلی بدون نیاز به نرم‌افزار بیرونی
• قابلیت اتصال به Microsoft Word برای تایپ و ذخیره خودکار نامه روی سرور

آرشیو و جستجوی پیشرفته

• آرشیو کامل نامه‌ها با امکان جستجوی پیشرفته
• مشاهده تاریخچه ارجاعات، ضمایم و اقدامات ثبت‌شده
• فیلتر جستجو بر اساس اولویت، امنیت، نوع نامه، تاریخ مشاهده، بروزرسانی و پایان
• مشاهده ساختار درختی ارجاعات و گریدهای اقدامات

اطلاع‌رسانی خودکار

• تنظیم ارسال پیامک (SMS) و ایمیل برای اطلاع‌رسانی‌ها
• عدم نیاز به تنظیمات مجدد در هر ارسال

به‌روزرسانی‌های جدید در فرآیند اتوماسیون اداری پیشرو

1. ثبت امضای شخص به‌صورت همزمان روی نامه‌های داخلی و خروجی

2. امکان ویرایش مجوز ثبت امضا بر اساس نوع نامه

3. ثبت سازمان بیرونی روی نامه‌های ورودی و خروجی

4. ثبت شماره تماس برای سازمان‌های بیرونی

5. امکان تعریف قالب پیش‌فرض برای سازمان‌های بیرونی

6. تعریف متغیر سال دو کاراکتری در ساختار شماره نامه

7. اختصاص گروه کاربری به دبیرخانه

8. مشاهده نامه‌ها و فایل‌های محرمانه توسط کاربران دبیرخانه

9. نمایش نوع گیرنده و ارجاع (اقدامی، استحضاری و...) در گرید ارجاعات

10. افزودن گزینه "محرمانه" برای فایل‌های ارجاع‌شده

11. نمایش مستقیم نامه بدون نیاز به کلیک بر گزینه چاپ

12. ثبت و الزام اقدامات روی نامه‌های ارسالی جهت اقدام

13. نمایش گرید اقدامات در صفحه مشاهده نامه

14. نمایش ساختار درختی در لیست ارجاعات

15. افزودن تاریخ مشاهده، بروزرسانی و پایان به لیست ارجاعات

16. افزودن نوع گیرنده و نوع ارجاع به لیست ارجاعات

17. بهبود نمایش فرم مشاهده نامه‌های داخلی، ورودی و خروجی

18. افزودن ستون‌های "اولویت" و "امنیت" به لیست آرشیو

19. مشاهده اقدامات ثبت‌شده در آرشیو نامه‌ها

20. افزودن فیلترهای اولویت و امنیت به جستجوی آرشیو

21. بهبود فیلترهای جستجوی نامه بر اساس نوع انتخابی

22. بهینه‌سازی سرعت اجرا و عملکرد کلی فرآیند اتوماسیون اداری

قیمت

نظرات (2)