تفاوت مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPM) با مدیریت پروژه (PM)مقالات کاربردی

 در حوزه مدیریت، مفاهیم مدیریت پروژه (Project Management) و مدیریت فرآیند کسب‌وکار (Business Process Management) گاهی به‌اشتباه به‌جای یکدیگر استفاده می‌شوند.

اما باید بدانید که این دو رویکرد، کاملاً متفاوت هستند و هر یک اهداف، مراحل و کارکردهای مشخصی دارند. درک تفاوت میان مدیریت فرآیند و مدیریت پروژه می‌تواند نقش کلیدی در افزایش بهره‌وری سازمان و بهینه‌سازی منابع داشته باشد.

در این مقاله، به‌طور دقیق به مقایسه مدیریت فرآیند و مدیریت پروژه می‌پردازیم و به پرسش‌های رایج در این زمینه پاسخ می‌دهیم. همچنین، قالب‌ها و الگوهای کاربردی برای هر دو روش معرفی می‌کنیم تا به شما در درک و بهره‌وری بیشتر از این مفاهیم کمک کند.

تعریف مدیریت فرایندها و مدیریت پروژه چیست؟

پیش از پرداختن به تفاوت‌های این 2 رویکرد، لازم است تعریفی از آنها را بدانیم.

مدیریت پروژه چیست؟

مدیریت پروژه به معنای برنامه‌ریزی، اجرا و نظارت بر فعالیت‌هایی است که با هدف تحقق یک خروجی یا نتیجه خاص در مدت زمان و بودجه مشخص انجام می‌شوند.

مدیریت پروژه از اهمیت بالایی در موفقیت کسب‌وکار برخوردار است؛ چرا که باعث افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه و استفاده مؤثر از منابع می‌شود. برخی از فعالیت‌های مدیریت پروژه شامل مستندسازی پروژه، برنامه‌ریزی، تخصیص وظایف، پیگیری و هماهنگی آنهاست که همگی با هدف موفقیت در دستیابی به اهداف پروژه انجام می‌شوند.

از جمله نمونه‌های پروژه می‌توان به پیاده‌سازی یک فناوری جدید، اجرای اتوماسیون در سازمان، ساخت یک ساختمان و طراحی و توسعه یک محصول یا خدمت جدید اشاره کرد.

مدیریت فرایند چیست؟

مدیریت فرایند کسب و کار (BPM) عبارت است از مجموعه فعالیت‌هایی که با هدف بهبود بهره‌وری، افزایش کیفیت، کاهش زمان و هزینه، و کاهش اتلاف منابع انجام می‌شوند.

در این رویکرد، فرایندهایی که از قبل در سازمان جاری هستند به‌صورت مداوم مورد تحلیل و بهینه‌سازی قرار می‌گیرند. فرایندها ساختاری چرخه‌ای و مداوم دارند و بدون زمان پایان مشخص، به‌طور پیوسته در سازمان تکرار و اجرا می‌شوند.

بیشتر بخوانید: BPM چیست؟ راهنمای جامع مدیریت فرایندهای کسب و کار

مقایسه تخصصی مدیریت فرآیند و مدیریت پروژه

۱. اهداف

مدیریت فرآیند تلاش می‌کند تا هر چیزی که باعث کند شدن کار می‌شود، حذف شود. هدف آن این است که کارها همیشه سریع‌تر، راحت‌تر و با دقت بیشتر انجام شوند و سعی می‌کند تا بخش‌هایی از کار رو با سیستم‌های خودکار انجام دهد تا نیاز به دخالت انسان کمتر شود.

مدیر پروژه باید یک تصویر کامل از کار همه اعضای تیم داشته باشد. اعضای تیم باید بتوانند خیلی سریع با یکدیگر ارتباط بگیرند و درباره پروژه هماهنگ شوند.

2. هوشمندی و یکپارچگی با سایر نرم افزارها

در مدیریت فرایند، هر کاربر تنها به اطلاعات موردنیاز خود در هر مرحله از فرآیند دسترسی دارد. این نرم‌افزارها قابلیت تبادل داده با سایر سامانه‌های سازمانی مانند نرم‌افزارهای مالی یا منابع انسانی را نیز دارا هستند.

در مدیریت پروژه، در صورت بروز تغییرات ناگهانی یا اضافه شدن مرحله‌ای جدید در جریان پروژه، تیم اجرایی باید بدون سردرگمی یا وقفه، توانایی سازگاری سریع با شرایط جدید را داشته باشد تا روند اجرای پروژه دچار اختلال نشود.

3. ورود و جابجایی اطلاعات

در مدیریت فرایند نیاز نیست کسی به‌صورت دستی اطلاعات را منتقل کند. داده‌ها به طور خودکار از یک مرحله به مرحله بعدی رفته و می‌توان اطلاعات این فرآیندها را بررسی کرد.

در مدیریت پروژه، نرم‌افزارها برای پیگیری روند کار طراحی شدند و نیاز دارند که کاربران به طور دستی اطلاعات را وارد کنند.

4. عملیات و اقدامات

مدیریت فرآیند با فعالیت‌های مستمر و بهینه‌سازی روزمره سازمان سر و کار دارد.

مدیریت پروژه به اقداماتی محدود، با هدفی مشخص و در بازه زمانی معین اشاره دارد.

5. تعداد فعالیت ها و پروژه های تحت پوشش

نرم افزارهای مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS) ابزارهایی هستند که کارکرد اصلی آنها، مدل‌سازی و خودکارسازی انواع فرایندها و گردش‌کارهای رایج در واحدهای مختلف سازمان است.

در سوی دیگر، نرم‌افزار مدیریت پروژه (Project Management Software) ابزاری تخصصی است که به مدیران پروژه کمک می‌کند تا با برنامه‌ریزی دقیق، منابع موردنیاز را تخصیص دهند، زمان‌بندی مراحل مختلف پروژه را انجام دهند، وظایف و مسئولیت‌های اعضای تیم را مشخص کرده و هماهنگی لازم میان آن‌ها را برای دستیابی به اهداف پروژه برقرار کنند. این نرم‌افزارها معمولاً در پروژه‌هایی با زمان شروع و پایان مشخص مورد استفاده قرار می‌گیرند.

6. حجم وظایف مدیران

وظایف مدیران در مدیریت فرآیند شامل طراحی، ارزیابی، بهبود، نظارت و بهینه‌سازی فرآیندها می‌شود.

در مدیریت پروژه، معمولاً مدیران پروژه وظایف بیشتری نسبت به مدیران فرآیند بر عهده دارند و وظایف آنها نیز با یکدیگر متفاوت است. وظایف مدیران در مدیریت پروژه شامل برنامه‌ریزی، اجرا، نظارت، مدیریت و خاتمه دادن پروژه‌هاست.

7.استراتژی و روش های مدیریت

روش‌های مدیریت فرآیندها شامل مدیریت فرآیند سند محور، مدیریت فرآیند انسان محور، مدیریت فرآیند مبتنی بر یکپارچگی است.

روش‌های مدیریت پروژه شامل مدیریت کانبان، مدیریت ناب، مدیریت شش سیگما و مدیریت چابک است.

8. نحوه نظارت

مدیریت فرایندهای کسب و کار، بر مدیریت فرآیندهای کلی سازمان، ساده‌سازی گردش کارهای آن‌ها و خودکارسازی روند‌های قابل پیش‌بینی در آن‌ها متمرکز است.

رویکرد مدیریت پروژه، همانطور که از نامش پیداست، بر اجرای موفقیت‌آمیز یک پروژه و وظایف متعدد آن توسط یک تیم نظارت می‌کند.

رابطه بین مدیریت فرایند و مدیریت پروژه و مزایای آن

اگرچه مدیریت فرایند و مدیریت پروژه مجموعه‌های متفاوتی از کارها و وظیفه‌ها هستند، اما بهره بردن از هر دوی آن‌ها برای موفقیت یک سازمان لازم است. در ادامه رابطه بین مدیریت فرایندها و مدیریت پروژه را بررسی می‌کنیم.

1.    تأثیر مدیریت فرایندها بر مدیریت پروژه‌ها

 ·        مدیر پروژه برای تأمین منابع نیازمند طی فرایندهای سازمانی است. مواردی مانند دریافت بودجه، گرفتن تأییدیه‌ها و هماهنگی بین واحدها از طریق فرایندهای تعریف‌شده انجام می‌شود.

 ·        استخدام نیروی جدید برای تیم پروژه، وابسته به فرایند جذب و استخدام سازمان است. پروژه‌ها بدون همراهی فرایندهای منابع انسانی به‌درستی تکمیل نمی‌شوند.

 ·        فرایندهای خرد، بر مسیر و ساختار پروژه‌ها تأثیر می‌گذارند. نبود فرایندهای دقیق در سازمان، موجب بی‌نظمی و شکست در مدیریت پروژه خواهد شد.

 ·        فرایندسازی پروژه‌های تکراری، موجب افزایش سرعت، کاهش خطا و پیش‌بینی‌پذیری اجرای کار می‌شود. تبدیل پروژه به فرآیند، بهره‌وری را بالا می‌برد و اجرای کارها را استاندارد می‌سازد.

 2.    تاثیر مدیریت پروژه‌ها بر مدیریت فرایندها

 ·        بسیاری از بهبودهای فرآیندی مستقیماً از طریق پروژه‌های طراحی شده برای اصلاح یا جایگزینی یک فرآیند صورت می‌گیرند. مدیریت پروژه اطمینان می‌دهد که این تغییرات با برنامه‌ریزی دقیق به موقع و در محدوده‌ی مشخص انجام شوند.

 ·        چارچوب‌های پروژه مانند تعریف واضح اهداف، تعیین منابع، زمان‌بندی و گزارش‌دهی، به روند اصلاح فرآیندها ساختار و قابلیت پیگیری می‌دهند.

 ·        پژوهش‌ها نشان داده‌اند که آگاهی از روش‌های مدیریت پروژه، به‌ویژه در پروژه‌های دیجیتال‌سازی و بهینه‌سازی فرآیند، عامل مهمی برای موفقیت و پایداری BPM است.

 ·        فرآیندهای سازمان و پروژه‌ها وقتی با هم همسو و منسجم باشند، منجر به استفاده بهینه از منابع، کاهش دوباره‌کاری و سرعت عمل بالاتر در اصلاح و اجرا می‌شوند.

مدیریت پروژه یا مدیریت فرآیند؟ کدام برای کسب‌وکار شما مناسب‌تر است؟

زمانی که سازمان نیاز به نوسازی فناوری و اجرای طرحی جدید دارد، مدیریت پروژه بهترین گزینه است. اما اگر مشکل اصلی کند بودن فرآیندها، نارضایتی مشتریان و نیاز به تغییرات اساسی باشد، باید سراغ مدیریت فرایند رفت.

همانطور که توضیح دادیم، در عمل، این دو مکمل هم هستند. بسیاری از پروژه‌ها بر پایه فرایندهای سازمانی اجرا می‌شوند و برخی پروژه‌ها در طول زمان به فرآیندهای تکرارشونده تبدیل می‌شوند.

برای موفقیت در کسب‌وکار، ترکیب هوشمندانه این دو رویکرد، راهکاری کلیدی است.

مدیریت فرایندها در نرم افزار مدیریت فرایند پیشرو

نرم افزار پیشرو با رعایت دو اصل سادگی کاربری و سرعت بالا و با افزونه های کاربردی و امنیتی، شما را در پیاده‌ سازی یک سیستم مدیریت فرایند کارا همراهی می‌کند.

هدف ما، ساده‌سازی فرآیندهای پیچیده سازمانی، افزایش بهره‌وری کسب‌وکارها و حرکت دادن سازمان‌ها به سمت یک تحول دیجیتال است و در مسیر پیشرفت، قدم به قدم همراه شما خواهیم بود.

قیمت