مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPM) چیست؟

مدیریت فرایندهای کسب‌وکار (BPM) یک رویکرد نظام‌مند است که در جهت تشخیص موثر و مفید بودن فرایندها، از روش‌های مختلف برای مدل‌سازی، تجزیه و تحلیل، بهینه‌سازی و بهبود فرآیندهای کسب‌وکار استفاده می‌کند.

به طور کلی، BPM در نقش بهینه‌سازی فرایندهای سازمان به منظور افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌های یک کسب و کار فعالیت می‌کند.

یک فرایند، رفتار افراد، سیستم‌ها، اطلاعات و منابع را برای دستیابی به نتایج تجاری آماده می‌سازد و در راستای تحقق اهداف استراتژیک سازمانی عمل می‌نماید. روش‌های متفاوتی در بهبود فرایندهای کسب و کار به ما کمک می‌کند که شامل تحلیل فرایند، مدل‌سازی آن در حالت‌های مختلف، اعمال تغییرات، پایش فرایند جدید و بهبود مستمر توانایی آن در دستیابی به نتایج و خروجی‌های مطلوب است.

هرچند استفاده از فناوری در BPM الزامی نیست، اما معمولاً برای افزایش بهره‌وری سیستم‌های کسب و کار مورد استفاده قرار می‌گیرد. مدیریت فرایندهای کسب‌وکار نقش بسیار مهمی در هم‌راستا کردن سرمایه‌گذاری‌های فناوری اطلاعات (IT)  و فناوری عملیاتی (OT) با استراتژی کسب‌وکار دارد.

اهمیت مدیریت فرایندهای کسب و کار 

کاهش هزینه های کسب و کار

در پروژه مدیریت فرآیندهای کسب و کار ابتدا فرآیندهای هر سازمان شناسایی و بعد از آن فرآیندها با جزئیات، معمولا با زبان مدلسازی BPMN ترسیم می‌شوند. این نقشه‌های فرایند درک خوبی نسبت به مدت زمان، منابع مورد نیاز و هزینه‌های موجود در فرآیند را ارائه می‌دهد. مدیریت فرایند کسب و کار در کاهش هزینه‌های سازمان از این طریق کمک بسیاری می‌کند.

بهینه سازی سرمایه گذاری

برای موفقیت در کسب‌وکار، بنگاه‌های اقتصادی و سازمان‌ها باید بتوانند نسبت به تغییر اوضاع اقتصادی واکنش نشان دهند مدیریت فرایند کسب و کار (BPM) می‌تواند به سازمان‌ها برای یافتن فرایندهایی که ارزش صرف وقت و سرمایه‌گذاری ندارند، کمک کند.

حفظ مشتریان

سازمان‌ها با کمک گرفتن از BPM می‌توانند نیازمندی‌ها، خواسته‌ها و ترجیحات مشتری را تشخیص دهند و نسبت به این تغییرات واکنش مناسب و سریع نشان دهند. BPM در تسهیل حفظ مشتری بسیار موثر است. هنگامی که سازمان شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) مانند بهره‌وری و نوآوری را بهبود می‌بخشد، به احتمال زیاد، مشتریان از تعامل با آن‌ها خشنود خواهند بود.

تقویت همکاری اعضای سازمان

همه‌ی تیم‌های سازمان در جهت دستیابی به مجموعه‌ای مشترک از اهداف می‌کوشند. BPM به تقویت همکاری بین بخش‌های مختلف کمک می‌کند. تیم‌های مختلف سازمان باید درک کنند که عملکرد هر کدامشان در فرآیندهای مشترک تا چه میزان برای سازمان سودمند خواهد بود. در نتیجه، همکاری افزایش یافته و اجرای مدیریت فرآیندهای کسب و کار به تداوم این موضوع کمک می‌کند.

انواع BPM 

رویکردهای یکپارچه محور (Integration-centric approaches)

این رویکردها بر ادغام سیستم‌های نرم‌افزاری مختلف مانند سیستم‌های مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) و سیستم‌های مدیریت منابع انسانی (HRMS) تمرکز دارند. هدف آن‌ها تسریع فرایندها، بهبود هماهنگی بین این سیستم‌ها و کاهش نیاز به مداخله انسانی است.

برای مثال، یک BPMS یکپارچه این سیستم‌ها را به هم متصل می‌کند تا هنگام ثبت سفارش، موجودی به‌روز شود، اطلاعات مشتری ذخیره شود و پرداخت به‌صورت خودکار انجام شود.

رویکردهای مبتنی بر اسناد (Document-centric approaches)

در این رویکردها، تمرکز بر مدیریت و جریان اسناد در سراسر سازمان است. این نوع BPM به بهبود کارایی در پردازش، ذخیره‌سازی و بازیابی اسناد کمک می‌کند و اطمینان حاصل می‌کند که اطلاعات به‌درستی در دسترس قرار می‌گیرند.

به عنوان نمونه، در یک شرکت بیمه، فرآیند بررسی و تأیید بیمه‌نامه‌ها بر اساس اسناد مشتریان انجام می‌شود. نرم افزار مدیریت فرایند‌ در اینجا می‌تواند اسناد را به‌صورت دیجیتال ذخیره، تأییدیه‌ها را دریافت و به بخش‌های مختلف ارسال کند.

رویکردهای انسان محور (Human-centric approaches)

این رویکردها بر فرایندهای تعاملی بین انسان‌ها تمرکز دارند. هدف آن‌ها بهبود کارایی و اثربخشی وظایف انسانی از طریق ارائه ابزارها و تکنیک‌هایی است که به کارکنان در انجام وظایفشان کمک می‌کند.

در یک شرکت، فرایند استخدام شامل ارسال درخواست، بررسی رزومه‌ها، مصاحبه‌های چندمرحله‌ای و تأیید نهایی توسط مدیر منابع انسانی است. مدیریت فرایند می‌تواند این مراحل را به صورت یک گردش کار مدیریت کند.

مهم ترین مزیت های BPM 

مقیاس پذیری آسان تر

با رشد کسب‌وکار، نیاز به افزودن کارکنان و فرآیندهای جدید افزایش می‌یابد. BPM این امکان را فراهم می‌کند که این تغییرات به‌صورت سریع و کارآمد انجام شوند. با خودکارسازی وظایف و ایجاد فرایندهای استاندارد، سازمان‌ها می‌توانند بدون ایجاد اختلال در عملیات، کارکنان جدید را اضافه کنند. این ویژگی به‌ویژه برای شرکت‌هایی که در حال توسعه یا کوچک‌سازی هستند، بسیار مفید است.

صرفه جویی در زمان

در دنیای رقابتی امروز، سرعت در اجرای کارها اهمیت زیادی دارد. BPM با حذف گلوگاه‌ها و کاهش اتلاف زمان، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرایندها را سریع‌تر انجام داده و به تغییرات بازار واکنش مناسب نشان دهند.

انطباق بیشتر با مقررات

کسب‌وکارها به‌طور فزاینده‌ای با مقررات دولتی و استانداردهای صنعت مواجه هستند. BPM با ایجاد فرایندهای استاندارد و امکان نظارت و تحلیل داده‌ها، کمک می‌کند تا سازمان‌ها از رعایت الزامات قانونی اطمینان حاصل کنند و از جریمه‌ها و مشکلات حقوقی جلوگیری نمایند.

حفظ مزیت رقابتی

یکی از موانع نوآوری در سازمان‌ها، فرایندهای تکراری و ناکارآمد است. BPM به شرکت‌ها کمک می‌کند تا از هدررفت منابع و زمان جلوگیری کرده و با بهینه‌سازی عملیات، جایگاه رقابتی خود را در بازار حفظ کنند.

کاهش ریسک عملیاتی

استانداردسازی فرایندها امکان خودکارسازی وظایف را فراهم می‌کند که باعث کاهش خطای انسانی و افزایش دقت عملیات می‌شود. همچنین، با تخصیص خودکار وظایف، زمان بیشتری برای تمرکز روی وظایف مهم‌تر ایجاد می‌شود.

چرخه مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPM) 

شناسایی فرایند

در این مرحله، مشکل کسب وکار مطرح شده و فرایندهای لازم شناسایی و مرزهای فرایند و ارتباطشان با همدیگر مشخص می­شود. این بدان معنی است که نیاز نیست همه فرایندها مدلسازی شوند. خروجی مرحله شناسایی فرایند، معماری فرایند جدید یا به روزرسانی شده است که نمایی کلی از فرایندها در سازمان و روابطشان با یکدیگر را مشخص می­کند.

برخی از سؤالات کلیدی در این مرحله عبارت‌اند از:

• اهداف اصلی کسب‌وکار ما چیست؟
• کدام فرآیندها باید برای تحقق این اهداف بهبود یابند؟
• مهم‌ترین چالش‌های فعلی در فرآیندهای کسب‌وکار چیست؟
• وضعیت فعلی فرآیند چگونه است؟
• چه افرادی باید در طراحی فرآیندهای جدید مشارکت داشته باشند؟
• آیا نیاز به معرفی فرآیندهای جدید برای دستیابی به این اهداف وجود دارد؟

کشف فرایند

وضعیت فعلی هر یک از فرآیندهای مرتبط مستند می‌شود و معمولاً به شکل یک یا چند مدل فرایندی as-is در می‌آید. این مرحله طراحی فرایند نیز نامیده میشود. با این حال کشف فرایند اصطلاح مناسب­تری است زیرا فرایند موجود به طور ضمنی در راس مجریانی است که آن­را اجرا می­کنند. هدف این مرحله، عموماً کشف فرآیند است و نه طراحی آن.

تحلیل فرایند

در این مرحله، موضوعات مربوط به فرایند شناسایی و مستندسازی می‌شود و درهر زمان که ممکن است با استفاده از شاخص عملکردی سنجیده می‌شود. خروجی این مرحله مجموعه­ای ساختاریافته از مسائل است. این مسائل به طور معمول از نظر تأثیر آن­ها، و گاهی اوقات نیز از نظر تلاش مورد نیاز برای حل آن­ها اولویت‌بندی می‌شوند.

طراحی مجدد فرایند

هدف این مرحله شناسایی تغییرات در فرایند برای کمک به حل مسائلی است که در فازهای قبلی شناسایی شده است و به سازمان کمک می­کند که به اهداف عملکردی خود برسد. برای این منظور، گزینه‌های تغییر چندگانه با استفاده از شاخص‌های عملکردیِ انتخاب شده مورد تحلیل و مقایسه قرار می‌گیرند.

پیاده سازی فرایند

در این مرحله، فرآیندهای طراحی و مدل‌سازی‌شده به‌صورت عملی پیاده‌سازی می‌شوند. پیاده‌سازی فرآیند دو جنبه را مد نظر قرار می‌دهد: مدیریت تغییر سازمان و مکانیزه شدن فرآیند. مدیریت تغییر سازمان به مجموعه­ای از فعالیت‌های مورد‌نیاز برای تغییر شیوه­ی کار مجریان فرایند اشاره دارد.

نظارت و کنترل فرایند

هنگامی که فرایندی که طراحی مجدد شده است در حال اجراست، برای تعیین کارایی عملکرد، داده‌های مرتبط با توجه به شاخص‌های عملکردی و اهداف عملکردی آن جمع آوری و تجزیه و تحلیل میشوند . نظارت بر عملکرد فرآیندها مستلزم تعریف شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) است که می‌توانند بسته به نوع فرآیند، متفاوت باشند.

هدف چرخه مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (BPM) بهبود عملکرد سازمانی است. با شناسایی دقیق مشکلات و مدل‌سازی فرایندهای موجود آغاز می‌شود و از طریق تحلیل و طراحی مجدد، تغییرات لازم را برای افزایش کارایی و کاهش مشکلات ارائه می‌دهد. اجرای موفق فرایندهای جدید نیازمند مدیریت تغییر و مکانیزه‌سازی مناسب است، در حالی که نظارت مداوم و کنترل عملکرد امکان بهینه‌سازی مستمر را فراهم می‌کند. در نهایت،  BPM نه‌تنها به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای خود را منعطف و کارآمدتر کنند، بلکه زمینه‌ای برای بهبود مستمر و سازگاری با تغییرات محیطی و استراتژیک فراهم می‌آورد.

مهارت‌های مهم و مورد نیاز در چرخه مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار

شایستگی های تحول آفرین

تدوین مورد تجاری و چشم‌انداز  BPM

مهارت‌های ارتباطی

شناخت ساختار و فرهنگ سازمانی

تکنیک‌های مدیریت تغییر سازمانی

مدیریت پروژه

شایستگی های عملیاتی

کشف فرایندهای کسب‌وکار

حاکمیت فرایند و مدیریت سیاست‌های فرایندی

مدل‌سازی، تحلیل و طراحی فرایندهای کسب‌وکار

ایجاد مجموعه ابزارهای روش‌شناسی BPM

مدیریت عملکرد فرایند

شایستگی های فنی

توسعه چابک و مدل‌محور اپلیکیشن‌ها

دانش فنی در حوزه محصولات BPM

بهینه‌سازی و شبیه‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار

طراحی و معماری راهکارها

طراحی تجربه کاربری (UX)

چرا این مهارت‌ها ضروری هستند؟ 

داشتن این مهارت‌ها به سازمان‌ها کمک می‌کند تا از خطاهایی که موفقیت مدیریت فرایند را به خطر می‌اندازند، جلوگیری کنند. از جمله این خطاها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• شروع از سطح گردش کار
• عدم وجود درک مشترک از فرایند
• ناتوانی در اولویت‌بندی اقدامات
• عدم وجود رهبری مؤثر
• ارتباطات ناکافی

مدیریت فرایندهای کسب‌وکار (BPM) ابزاری حرفه‌ای برای بهینه ‌سازی عملیات سازمانی، افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها و حفظ مزیت رقابتی در بازار است. با بهره‌گیری از BPM، سازمان‌ها می‌توانند فرایندهای خود را مدل‌سازی، تحلیل و بهبود دهند و با تغییرات محیطی و نیازهای مشتریان همگام شوند. اجرای موفق مدیریت فرایندهای کسب و کار، نیازمند ترکیبی از مهارت‌های فنی و عملیاتی است که به سازمان‌ها در مدیریت استراتژیک و دستیابی به اهداف کمک می‌کند.

قیمت