سیستم SharePoint چیست؟ چه تفاوتی با BPMS دارد؟ راهنمای کاملمقالات کاربردی

امروزه سازمان‌ها برای مدیریت اطلاعات، اسناد، ارتباطات داخلی و فرآیندهای کاری خود از نرم‌افزارهای مختلفی استفاده می‌کنند. یکی از شناخته‌شده‌ترین راهکارهای سازمانی در این حوزه، Microsoft SharePoint است. درک صحیح جایگاه SharePoint به سازمان‌ها کمک می‌کند تا میان نیازهای مدیریت اسناد، همکاری تیمی و مدیریت فرآیندهای سازمانی تمایز قائل شوند و راهکار مناسبی را انتخاب کنند.

SharePoint چیست؟

SharePoint یک پلتفرم سازمانی تحت وب است که توسط مایکروسافت توسعه یافته و برای مدیریت اسناد، اشتراک‌گذاری اطلاعات، ایجاد پورتال‌های سازمانی و تسهیل همکاری بین کارکنان مورد استفاده قرار می‌گیرد. 

این سیستم بخشی از اکوسیستم Microsoft 365 محسوب می‌شود و با ابزارهایی مانند Word، Excel، Outlook، Teams و Power Platform یکپارچه است.

هدف اصلی SharePoint ایجاد یک محیط متمرکز برای ذخیره، سازماندهی، جستجو، اشتراک‌گذاری و مدیریت اطلاعات سازمانی است. به همین دلیل بسیاری از سازمان‌های بزرگ از آن به عنوان هسته مدیریت دانش و مستندات خود استفاده می‌کنند.

اجزاء اصلی شیرپوینت

SharePoint از چند بخش کلیدی تشکیل شده که هر کدام نقش مشخصی در مدیریت اطلاعات سازمان دارند:

1. Sites (سایت‌ها)

سایت‌ها مهم‌ترین ساختار SharePoint هستند و برای ایجاد پورتال‌های سازمانی، تیمی و واحدهای مختلف استفاده می‌شوند. هر سایت می‌تواند اطلاعات، اسناد و ابزارهای اختصاصی خود را داشته باشد.

2. Document Libraries (کتابخانه اسناد)

کتابخانه اسناد محلی برای ذخیره، دسته‌بندی، جستجو و مدیریت فایل‌ها است. امکاناتی مانند نسخه‌بندی اسناد، کنترل دسترسی و مدیریت چرخه عمر فایل‌ها در این بخش ارائه می‌شود.

3. Lists (لیست‌ها)

لیست‌ها برای ذخیره اطلاعات ساختاریافته مورد استفاده قرار می‌گیرند و عملکردی مشابه بانک اطلاعاتی سبک دارند. بسیاری از فرم‌ها و داده‌های سازمانی در این بخش نگهداری می‌شوند.

4. Workflows (گردش کار)

شیرپوینت امکان تعریف گردش کارهای ساده مانند تأیید اسناد، جمع‌آوری بازخورد یا ارسال درخواست‌ها را فراهم می‌کند. البته قابلیت‌های Workflow در SharePoint نسبت به یک BPMS تخصصی محدودتر است.

5. Permission Management (مدیریت دسترسی)

یکی از نقاط قوت SharePoint امکان تعریف سطوح مختلف دسترسی برای کاربران، تیم‌ها و واحدهای سازمانی است که امنیت اطلاعات را افزایش می‌دهد.

6. Intranet Portal (پورتال سازمانی)

سازمان‌ها می‌توانند از SharePoint برای انتشار اخبار، اطلاعیه‌ها، مستندات و محتوای داخلی استفاده کنند.

شیرپوینت چه مزایایی برای سازمان‌ها دارد؟

استفاده از SharePoint مزایای متعددی برای سازمان‌ها به همراه دارد:

• مدیریت متمرکز اسناد

تمام مستندات سازمان در یک مخزن مرکزی نگهداری می‌شوند و کاربران به‌راحتی به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی خواهند داشت.

• افزایش همکاری تیمی

کارکنان می‌توانند به صورت هم‌زمان روی فایل‌ها کار کنند، اطلاعات را به اشتراک بگذارند و ارتباط موثرتری داشته باشند.

• کنترل دسترسی و امنیت اطلاعات

امکان تعریف سطح دسترسی برای کاربران مختلف باعث افزایش امنیت اطلاعات سازمانی می‌شود.

• مدیریت دانش سازمانی

تجربیات، مستندات و دانش سازمان در یک محیط واحد ذخیره شده و از خروج دانش با جابه‌جایی نیروها جلوگیری می‌شود.

• یکپارچگی با محصولات مایکروسافت

ارتباط مستقیم با Microsoft Teams، Outlook، Word، Excel و Power Platform باعث افزایش بهره‌وری کاربران می‌شود.

• ایجاد پورتال داخلی سازمان

سازمان‌ها می‌توانند از SharePoint به عنوان بستر ارتباطات داخلی و اطلاع‌رسانی استفاده کنند.

بیشتر بخوانید: نقش نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPMS) در بحران

کاربردهای سیستم شیرپوینت در سازمان‌ها

مهم‌ترین کاربردهای SharePoint عبارت‌اند از:

1. مدیریت اسناد و آرشیو دیجیتال

2. ایجاد اینترانت سازمانی

3. مدیریت دانش سازمانی

4. اشتراک‌گذاری فایل‌ها بین واحدها

5. مدیریت محتوا و اطلاعات سازمانی

6. همکاری تیمی روی پروژه‌ها

7. ایجاد فرم‌ها و درخواست‌های داخلی

8. مدیریت نسخه‌های مختلف اسناد

9. انتشار اخبار و اطلاعیه‌های سازمانی

10. کنترل دسترسی به اطلاعات حساس

به همین دلیل SharePoint بیشتر در حوزه مدیریت اطلاعات و همکاری سازمانی شناخته می‌شود تا مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار.

تفاوت‌های BPMS و SharePoint 

اگرچه هر دو سیستم در سازمان‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند، اما فلسفه طراحی و کاربرد آن‌ها کاملاً متفاوت است.

هدف اصلی

BPMS برای طراحی، اجرا، پایش و بهبود فرآیندهای کسب‌وکار توسعه یافته است.

در مقابل، SharePoint برای مدیریت محتوا، اسناد و همکاری سازمانی طراحی شده است.

طراحی فرآیندها

در BPMS فرآیندها با استاندارد BPMN مدل‌سازی می‌شوند و امکان پیاده‌سازی فرآیندهای پیچیده وجود دارد.

در SharePoint گردش کارها بیشتر برای عملیات ساده و مبتنی بر اسناد استفاده می‌شوند (ابزار Power Platform).

فرم‌ساز و اتوماسیون

BPMS دارای فرم‌ساز حرفه‌ای، موتور فرآیند و مکانیزم‌های اتوماسیون سازمانی است.

در SharePoint فرم‌ها بیشتر برای ثبت اطلاعات و تعامل با اسناد کاربرد دارند.

گزارش‌گیری و تحلیل

BPMS امکان تعریف KPI، پایش SLA، تحلیل عملکرد و شناسایی گلوگاه‌های فرآیندی را فراهم می‌کند.

در حالی که SharePoint تمرکز اصلی خود را بر مدیریت محتوا و اطلاعات قرار داده است.

انعطاف‌پذیری

در بسیاری از BPMSهای مدرن تغییر فرآیندها بدون کدنویسی انجام می‌شود.

اما توسعه گردش کارهای پیچیده در SharePoint معمولاً نیازمند ابزارهای مکمل یا توسعه فنی است.

بیشتر بخوانید: نرم افزار BPMS چگونه منجر به یکپارچگی داده ها در سازمان می شود؟

BPMS یا SharePoint؟ کدام برای سازمان من مناسب‌تر است؟

پاسخ این سؤال به نیاز واقعی سازمان بستگی دارد.

اگر چالش اصلی سازمان شما مدیریت اسناد، ایجاد پورتال داخلی، اشتراک‌گذاری فایل‌ها و مدیریت دانش سازمانی است، SharePoint می‌تواند انتخاب مناسبی باشد.

اما اگر سازمان شما نیازمند طراحی و خودکارسازی فرآیندهای پیچیده، مدیریت گردش کارهای بین واحدی، پایش عملکرد فرآیندها، کنترل شاخص‌های کلیدی و بهبود مستمر عملیات است، استفاده از یک نرم‌افزار BPMS انتخاب منطقی‌تری خواهد بود.

در بسیاری از سازمان‌های بزرگ نیز این دو راهکار در کنار یکدیگر استفاده می‌شوند؛ به این صورت که SharePoint وظیفه مدیریت اسناد و اطلاعات را بر عهده دارد و BPMS مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار را انجام می‌دهد. این رویکرد باعث می‌شود سازمان از مزایای هر دو سیستم به صورت هم‌زمان بهره‌مند شود.

جمع بندی

در جمع‌بندی مقایسه SharePoint و BPMS باید گفت این دو ابزار در ظاهر ممکن است قابلیت‌های مشترکی مانند فرم‌ها یا گردش‌کارهای ساده داشته باشند، اما در سطح معماری و هدف کاملاً متفاوت‌اند.

 SharePoint بیشتر یک پلتفرم مدیریت محتوا، اسناد و همکاری سازمانی است که برای سناریوهایی مانند ایجاد اینترانت، مدیریت دانش و گردش‌کارهای ساده (مثل تأیید سند یا جمع‌آوری بازخورد) مناسب است، اما در هسته خود فاقد موتور واقعی مدیریت فرایند (BPMN، پایش KPI، تحلیل فرایند و بهینه‌سازی مداوم) است. 

در مقابل، BPMSها برای طراحی، اجرا، پایش و بهبود مستمر فرایندهای کسب‌وکار طراحی شده‌اند و امکان مدل‌سازی فرایندهای پیچیده، یکپارچه‌سازی با سیستم‌های سازمانی، تعریف SLA و مانیتورینگ دقیق عملکرد را فراهم می‌کنند. 

به همین دلیل در سازمان‌هایی که نیاز به اتوماسیون عمیق، یکپارچگی بین واحدها و بهبود مستمر دارند، BPMS انتخاب اصلی است؛ در حالی که SharePoint زمانی ارزش بالاتری دارد که تمرکز روی مدیریت محتوا و همکاری تیمی باشد یا در کنار BPMS به عنوان لایه پشتیبان اسناد استفاده شود. 

در بسیاری از معماری‌های سازمانی مدرن، ترکیب این دو رویکرد توصیه می‌شود:

SharePoint برای مدیریت اطلاعات و اسناد و BPMS برای مدیریت فرایندهای سازمانی.

برای آشنایی بیشتر با بخش طراحی (Design) در BPMS پیشرو اینجا کلیک کنید.

قیمت