بهترین ابزارهای گزارش ساز برای کسب و کارمقالات کاربردی

امروزه انتخاب ابزار مناسب برای گزارش گیری در کسب و کارها به یک چالش مهم تبدیل شده‌است. برای تهیه گزارش های موردنیاز کسب و کار با دقت و سرعت بالا، ابزارها و نرم افزارهایی با ویژگی های متنوعی در بازار وجود دارد که انتخاب را دشوار و پیچیده تر از همیشه ساخته است.

در این مقاله قصد داریم به بررسی بهترین و کاربردی ترین نرم افزارهای گزارش ساز بپردازیم و ببینیم هر کدام چه ویژگی هایی باید داشته باشند تا بیشترین بهره وری را برای کسب و کار به ثمر بیاورند.

چرا به ابزارهای گزارش ساز نیاز داریم؟

در دنیای امروز که تصمیم‌گیری سریع و دقیق برگ برنده رقابت است، ابزارهای گزارش‌ساز نقش حیاتی در تحلیل عملکرد سازمان، شناسایی گلوگاه‌ها و افزایش بهره‌وری ایفا می‌کنند.

این ابزارها تنها یک خروجی آماری ساده ارائه نمی‌دهند؛ بلکه با جمع‌آوری داده از منابع مختلف مانند بانک‌های اطلاعاتی، فایل‌های اکسل یا نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری، آن‌ها را به گزارش‌های تصویری و تعاملی تبدیل می‌کنند.

داشبوردهای مدیریتی، نمودارهای تحلیلی و گزارش‌های خودکار تنها بخشی از امکاناتی هستند که این ابزارها در اختیار مدیران قرار می‌دهند. با ابزارهای گزارش‌گیری حرفه‌ای، داده‌های خام به چشم‌اندازهای راهبردی تبدیل می‌شوند که آینده‌ی کسب‌وکار شما را شکل می‌دهند.

بیشتر بخوانید: گزارش گیری سازمانی چیست؟ آشنایی با مفاهیم گزارش گیری در کسب و کار

یک نرم افزار گزارش ساز کارامد چه ویژگی هایی باید داشته باشد؟

امروزه ابزارهای گزارش‌ساز متنوعی در بازار وجود دارند، اما همه‌ی آن‌ها امکانات و قابلیت‌های یکسانی را ارائه نمی‌دهند. برای انتخاب یک ابزار مناسب، باید بدانید کدام ویژگی‌ها برای کسب‌وکار شما حیاتی است.

در ادامه، فهرستی از مهم‌ترین قابلیت‌هایی ارائه می‌شود که یک ابزار گزارش‌ساز حرفه‌ای باید داشته باشد.

1. اتصال آسان به منابع داده‌

رای تصمیم‌گیری درست، سازمان‌ها باید بتوانند به تمام داده‌های مرتبط، صرف‌نظر از محل ذخیره‌سازی آن‌ها، دسترسی داشته باشند. در غیر این صورت، داده‌های ناقص و تحلیل‌های نادرست، سازمان را به سمت تصمیمات پرریسک و اشتباه سوق خواهند داد.

2. توانایی پردازش حجم بالای داده‌ها

ابزار گزارش‌ساز باید بتواند بدون کاهش عملکرد یا کرش کردن، مجموعه‌های داده‌ای حجیم را مدیریت و پردازش کند. این موضوع به‌ویژه زمانی مهم است که گزارش‌ها به صورت منظم و دوره‌ای تهیه می‌شوند.

3. انعطاف‌پذیری در انواع گزارش‌ها

ابزار گزارش‌ساز باید امکان طراحی گزارش در فرمت‌های مختلف (انواع نمودارها، سفارشی‌سازی گزارش‌ها و افزودن خلاصه‌های عددی) را فراهم کند تا بتوان به پرسش‌های گوناگون کسب‌وکار پاسخ داد.

4. به‌روزرسانی خودکار گزارش‌ها

باید امکان زمان‌بندی برای به روزرسانی خودکار گزارش‌ها را داشته باشد؛ آنگاه به داده‌های به‌روز دسترسی خواهید داشت و نیازی به آپدیت دستی مکرر نخواهد بود.

5. قابلیت اشتراک‌گذاری گزارش‌ها

ابزار گزارش‌ساز باید امکان اشتراک‌گذاری گزارش‌ها به روش‌های مختلف مانند ایمیل، فایل PDF و اکسل را فراهم کند.

6. امکان خروجی گرفتن از داده‌ها

گاهی اوقات نیاز به انتقال داده‌ها به سایر نرم‌افزارها برای انجام تحلیل‌های بیشتر داریم. فرمت‌های خروجی متنوع مانند CSV، XML، JSON، اکسل، PDF ، ابزار را برای کاربردهای گسترده‌تر آماده می‌سازند.

7. قابلیت طراحی گزارش‌های سفارشی

ابزار گزارش‌ساز حرفه‌ای باید امکان طراحی گزارش‌های اختصاصی و سفارشی‌سازی‌شده را داشته باشد تا اطلاعات متناسب با نیاز خاص کسب‌وکار استخراج و تحلیل شود.

8. امکان ساخت داشبوردهای مدیریتی

یکی از مهم‌ترین ابزارهای گزارش‌گیری مدرن، داشبوردهای مدیریتی هستند که باید قابل تنظیم، تصویری و کاربردی باشند تا مدیر بتواند به‌راحتی وضعیت کلی سازمان یا واحد تحت مدیریت خود را بررسی کند.

9. تعامل‌پذیری با داده‌ها

با داشتن این ویژگی، کاربر می‌تواند با استفاده از فیلترها، دسته‌بندی‌ها و کلیک روی بخش‌های مختلف گزارش، وارد جزئیات شود (مثلاً از گزارش کلی فروش، به فروش هر محصول یا هر منطقه برسد).

10. امکان ذخیره‌سازی متمرکز داده‌ها

ابزارهای پیشرفته‌تر این امکان را دارند که داده‌ها را از منابع مختلف وارد کرده و به‌صورت متمرکز در یک انبار داده (Data Warehouse) ذخیره نمایند. این ویژگی در تحلیل‌های یکپارچه، افزایش سرعت پردازش و ساده‌سازی دسترسی به داده‌ها بسیار مؤثر است.

لیست بهترین نرم افزارهای گزارش ساز

1. Knime

KNIME یک ابزار قدرتمند تحلیل و گزارش‌سازی داده است که بدون نیاز به کدنویسی، امکان طراحی و اجرای گردش‌کارهای پیچیده (Workflow) را فراهم می‌کند. این پلتفرم با برخورداری از قابلیت اتوماسیون زمان‌بندی گزارش‌ها، مقیاس‌پذیری بالا از پروژه‌های کوچک تا سازمان‌های بزرگ، و در اختیار گذاشتن نسخه رایگان KNIME Analytics Platform، انتخابی هوشمندانه برای کسب‌وکارهای داده‌محور به شمار می‌رود.

این ابزار به‌ویژه برای واحدهای CRM، بازاریابی، مالی، تولید و پژوهش که به گزارش‌های دقیق، تحلیل هوش تجاری و گزارش‌گیری تکرارشونده نیاز دارند، بسیار کاربردی است.

2. Qlick View

یکی از ابزارهای قدرتمند و پیشرفته‌ی هوش تجاری (BI) است که توسط شرکت Qlik توسعه داده شده. این ابزار به سازمان‌ها کمک می‌کند تا داده‌های خام را به بینش‌های کاربردی و تصمیم‌سازی‌های هوشمندانه تبدیل کنند.

قابلیت شناسایی الگوها، روندها و همبستگی‌های پنهان در داده‌ها، قابلیت اسکریپت‌نویسی قدرتمند برای پردازش، پاک‌سازی و بارگذاری داده‌ها از منابع مختلف، پشتیبانی از منابع داده متنوع و امنیت بالا و کنترل دسترسی دقیق، مهم ترین ویژگی های این نرم افزار هستند.

نرم‌افزار QlikView برای کسب‌وکارهایی مناسب است که با داده‌های پیچیده و حجیم سروکار دارند، مانند بانک‌ها، شرکت‌های تولیدی، خرده‌فروشی‌ها و سازمان‌های دولتی. این ابزار به تحلیل سریع، تصمیم‌گیری داده‌محور و بهینه‌سازی عملکرد در بخش‌هایی چون مالی، فروش، لجستیک و سلامت کمک می‌کند.

3. Microsoft Power BI

با ویژگی هایی از جمله اتصال به منابع داده، ایجاد گزارش‌ها و داشبوردهای پویا، اشتراک‌گذاری و همکاری تیمی از طریق Power BI Service، قابلیت ادغام با هوش مصنوعی و سفارشی‌سازی به گزارش گیری در کسب و کار کمک می‌کند.

این گزارش ساز، با اتصال به منابع داده زنده، تحلیل فوری داده‌ها را برای صنایع پویا مانند مالی و خرده‌فروشی ممکن می‌سازد، الگوها و ناهنجاری‌ها را شناسایی کرده و به سازمان‌های کوچک و بزرگ کمک می‌کند تا با حفظ عملکرد در حجم داده‌های بالا، فرآیندها را بهینه و هزینه‌ها را کاهش دهند.

با وجود مزایای زیاد، Power BI نیز محدودیت‌هایی دارد. برای مثال، نسخه رایگان آن قابلیت‌های محدودی دارد و برای استفاده از ویژگی‌های پیشرفته، نیاز به خرید لایسنس Pro یا Premium است.

4. Salesforce Data Cloud

یک پلتفرم داده پیشرفته است که در اکوسیستم Salesforce Einstein 1 Platform ساخته شده و برای یکپارچه‌سازی و فعال‌سازی داده‌های مشتری در زمان واقعی طراحی شده است.

این نرم افزار داده‌های مشتری را از منابع مختلف جمع‌آوری و یکپارچه می‌کند تا در لحظه تحلیل کند و تجربه‌های شخصی‌سازی‌شده ارائه دهد. با استفاده از هوش مصنوعی Einstein و ابزارهای امنیتی ساده، پروفایل‌های کامل مشتری می‌سازد و داده‌های حساس را محافظت می‌کند.

این ابزار برای شرکت‌های بزرگ و داده‌محور، سازمان‌هایی با استراتژی مشتری‌محور و بازاریابی شخصی‌سازی‌شده و مجموعه‌هایی با نیاز به هم‌راستاسازی داده بین تیم‌های فروش، بازاریابی و خدمات به شدت توصیه می‌شود.

5. Metabase

نرم‌افزار Metabase یک ابزار منبع‌باز (Open-source) برای تحلیل داده‌ها و گزارش‌گیری است که به کاربران اجازه می‌دهد بدون نیاز به دانش عمیق در SQL یا برنامه‌نویسی، داده‌ها را بررسی و تحلیل کنند.

امکاناتی مانند زمان‌بندی ارسال گزارش‌ها به ایمیل، سطوح دسترسی برای تیم‌های مختلف، جهت مدیریت امن اطلاعات، رابط کاربری گرافیکی (GUI) ساده و کاربرپسند، این نرم افزار را نسبت به باقی ابزارها متمایز می‌کند.

استارتاپ‌ها و کسب‌وکارهای کوچک تا متوسط (SMEs)، تیم‌های بازاریابی، فروش و پشتیبانی و واحدهای تصمیم‌سازی و تحلیل داده در شرکت‌های متوسط می‌توانند با استفاده از این نرم افزار بهترین گزارشات را تهیه کنند.

گزارش ساز در مدیریت فرایند پیشرو

تیم فنی پیشرو، جهت سهولت تهیه انواع گزارشات و افزایش بهره وری سازمان از طریق تجزیه و تحلیل این گزارشات، افزونه گزارش ساز را با امکانات متنوع ارائه می دهد. با استفاده از این افزونه کاربردی و مدیریتی، نیازی به نرم افزارهای دیگر نخواهید داشت و در کنار مدیریت فرایندهای خود می توانید از این ویژگی بهره مند شوید.

مهم‌ترین ویژگی‌ها و کاربردهای افزونه گزارش‌ساز در نرم افزار پیشرو:

ایجاد گزارشات از فرایندهای مختلف

ایجاد گزارشات با ارتباط با پایگاه داده های مختلف mysql, sql server, sqlite

ایجاد گزارشات با ارتباط با api های از نوع rest, soap

امکان فیلتر و مرتب‌سازی داده‌ها و خروجی اکسل و پی دی اف

ایجاد نمودارهای مختلف مانند میله ای افقی و عمودی، خطی، دایره ای، عددی، دونات و گِیج

ایجاد داشبورد به صورت داینامیک و درگ و دراپ از گزارشات و نمودارها

امکان استفاده از گزارشات و نمودارها و داشبوردها به صورت یکپارچه و بدون نیاز به لاگین مجدد

قابلیت فراخوانی و استفاده از گزارشات و نمودارها در فرم ها

امنیت بالا و دسترسی به کاربران و گروه های کاربری

امکان ایجاد منوی مستقیم با آیکن دلخواه از گزارشات و نمودارها و داشبوردها

امکان ایجاد کارتابل شخصی از سمت کاربران بر اساس کارهای خود

وب سرویس بودن کامل ماژول گزارش ساز و امکان ارائه api به سایر نرم افزارها

گزارش‌ساز در نرم افزار مدیریت فرایند پیشرو برای چه کسب‌وکارهایی مناسب است؟

·        سازمان‌های متوسط تا بزرگ با فرآیندهای پیچیده مانند بانک‌ها، شرکت‌های بیمه، سازمان‌های دولتی و هلدینگ‌های چندشرکته

·        واحدهای مالی، حسابداری و منابع انسانی برای تهیه گزارش‌های بودجه، حقوق و دستمزد، فیش‌ها، صورت‌های مالی، گردش حساب و کنترل هزینه‌ها

·        شرکت‌های تولیدی، صنعتی و لجستیکی جهت پایش عملکرد خط تولید، کنترل موجودی، ردیابی سفارشات، تحلیل کارایی

·        واحدهای مدیریتی، کنترل پروژه و تحلیل عملکرد برای پایش KPIها، ارزیابی پروژه‌ها و کنترل بهره‌وری در سازمان

·        سازمان‌هایی با گردش‌کار (Workflow) و اتوماسیون فرایند با هدف تولید گزارش‌ها باید بر اساس جریان‌های کاری، فرم‌های اطلاعاتی و اقدامات کاربر

در نرم افزار مدیریت فرایند پیشرو، گزارش ساز پیشرفته به عنوان یکی از قابلیت های کلیدی برای کسب‌وکارهای فرآیندمحور، داده‌محور و تصمیم‌محور طراحی شده است و به آن‌ها این امکان را می‌دهد که با بهره‌گیری از داده‌های جاری در فرآیندها، گزارش‌هایی دقیق، امن، زمان‌بندی‌شده و قابل تحلیل تولید کنند.

اگر به دنبال یک گزارش‌ساز منعطف با قابلیت‌های سازمانی در بستر BPMS و یکپارچه با نرم‌افزارهای داخلی خود هستید، گزارش‌ساز پیشرو انتخابی حرفه‌ای خواهد بود.

بیشتر بخوانید: آشنائی با افزونه گزارش ساز در نرم افزار مدیریت فرایند پیشرو و ویژگی های آن

قیمت