فرایندکاوی یا Process Mining چیست؟ نقش آن در کسب و کارمقالات کاربردی

با پیشرفت فناوری، فرایندکاوی به ابزاری کلیدی برای شناسایی تنگناها و بهبود فرایندهای سازمانی تبدیل شده است. رهبران و تحلیلگران کسب‌وکار باید ابتدا مفهوم فرایندکاوی را به‌خوبی درک کنند تا بتوانند بهترین ابزار را انتخاب و پیاده‌سازی کنند.

در این مقاله، با مفهوم فرایندکاوی و نقش آن در مدیریت فرایندهای کسب و کار بیشتر آشنا می‌شویم.

فرایند کاوی یا Process Mining چیست؟

فرایندکاوی کسب‌وکار، یکی از شاخه‌های نوین هوش تجاری است که با تکیه بر داده‌های واقعی، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا درک دقیق‌تری از نحوه اجرای فرآیندهای خود به دست آورند. برخلاف مدل‌های ایده‌آلی که معمولاً روی کاغذ طراحی می‌شوند، فرایندکاوی تصویری از فرآیندهای واقعی و اجراشده در بستر سیستم‌های اطلاعاتی مانند ERP، CRM یا سامانه‌های اتوماسیون ارائه می‌دهد.

هر گامی که در اجرای یک فرآیند برمی‌دارید، ردپایی دیجیتال از خود به‌جا می‌گذارد. فرایندکاوی این ردپاهای دیجیتال را استخراج کرده و به‌صورت معناداری به یکدیگر متصل می‌کند. در نهایت به شما کمک می‌کند فرصت‌های ایجاد ارزش را کشف کنید و ناکارآمدی‌ها را شناسایی و اصلاح نمایید.

چرا در کسب و کار به فرایندکاوی نیاز داریم؟

فرایندکاوی نشان می‌دهد که فرآیندهای کسب‌وکار شما در عمل چگونه اجرا می‌شوند، نه صرفاً چگونه طراحی شده‌اند!

بسیاری از کسب‌وکارها از میزان تغییرپذیری و عملکرد واقعی فرآیندها در میان سیستم‌ها، دپارتمان‌ها و برنامه‌ها آگاه نیستند؛ در حالی که همین ناهماهنگی‌ها می‌توانند عملکرد کل سازمان را تحت تأثیر قرار دهند.

فرایندکاوی با ایفای نقش یک پل ارتباطی حیاتی میان سیستم‌ها، برنامه‌ها، فرآیندها و افراد، این مشکل را برطرف می‌کند. این فناوری با شفاف‌سازی لایه‌های پنهان عملکرد سازمان، به هماهنگی بیشتر اجزای مختلف کمک کرده و زمینه همکاری مؤثرتر میان انسان و فناوری را فراهم می‌سازد.

مزایای فرایندکاوی در کسب و کار

·       تحلیل سریع، دقیق و مقرون‌به‌صرفه فرآیندها

·       شناسایی گلوگاه‌ها و کشف مسیرهای بهینه در اجرای فرآیندها

·       امکان بهینه‌سازی فرایندها بر اساس تحلیل داده‌ها

·       توانایی پیش‌بینی رفتارها و الگوهای آینده بر اساس داده‌های واقعی

کاربردهای فرایندکاوی در کسب و کار

1. زنجیره تأمین: تسهیل شناسایی گلوگاه‌ها

2. مالی: سرعت‌بخشی به تحول دیجیتال و بهبود نتایج مالی در هر فصل

3. خدمات مشترک (Shared Services): تبدیل بخش‌های پرهزینه به واحدهای ارزش‌آفرین و بهره‌ور

4. تحول سیستم‌ها: کاهش ریسک و سرعت‌بخشی به ارتقاء سامانه‌های سازمانی

5. پایداری: مدیریت هوشمند هزینه‌ها برای مصرف پایدار

6. مهندسی فرایند (Process Excellence): کشف سریع فرصت‌های پنهان برای بهینه‌سازی

این کاربردها در صنایع متنوعی مانند خودروسازی، انرژی، خدمات مالی، بهداشت و درمان، تولید، خرده‌فروشی، مخابرات، رسانه، داروسازی، حمل‌ونقل و گردشگری مورد استفاده قرار گرفته‌اند.

بیشتر بخوانید: معرفی بهترین نرم افزارهای فرایندکاوی مناسب کسب و کار شما

مراحل اصلی در اجرای فرایندکاوی

برای درک واقعی از نحوه اجرای فرایندکاوی، باید بدانید از چه مراحلی تشکیل شده است. در ادامه، گام‌به‌گام با مراحل اجرای فرایندکاوی آشنا می‌شوید.

1. ثبت تعاملات در سیستم‌های اطلاعاتی

افراد و نرم‌افزارها هنگام انجام کارهایی مانند ثبت سفارش، تأیید وام یا ارسال مدارک، با سیستم‌های سازمانی (مثل ERP یا CRM) تعامل دارند. این تعاملات به‌صورت خودکار ثبت می‌شوند و پایه اولیه داده‌های فرایندکاوی را تشکیل می‌دهند.

2. تبدیل فعالیت‌ها به لاگ رویداد (Event Log)

فعالیت‌های ثبت‌شده به فایل‌های لاگ تبدیل می‌شوند. این لاگ‌ها معمولاً در قالب استاندارد XES (مخفف Extensible Event Stream  یک فرمت ساخت‌یافته و قابل توسعه برای ذخیره‌سازی لاگ‌های رویداد است که در فرایندکاوی استفاده می‌شود) ذخیره می‌شوند و شامل اطلاعات کلیدی مثل شناسه فرایند (Case ID)، نوع فعالیت و زمان انجام آن (Timestamp) هستند.

3. استخراج مدل واقعی فرآیند (Process Discovery)

نرم‌افزار فرایندکاوی با تحلیل لاگ‌های رویداد، مدل واقعی فرآیند را به‌صورت خودکار ترسیم می‌کند. این مدل دقیقاً نشان می‌دهد که فعالیت‌ها در عمل چطور و با چه ترتیبی اجرا شده‌اند، نه صرفاً آنچه طراحی شده است.

4. تحلیل تطبیقی با مدل‌های ایده‌آل (Conformance Checking)

در این مرحله، فرآیند واقعی با فرآیندهای طراحی‌شده یا استاندارد سازمان مقایسه می‌شود. این مقایسه کمک می‌کند تا انحراف‌ها، اجراهای اشتباه یا فعالیت‌های اضافه شناسایی شوند. 

5. تحلیل عملکرد و کشف فرصت‌های بهبود (Performance Pattern Analysis)

با کمک KPIها و الگوریتم‌های داده‌کاوی، عملکرد فرآیند ارزیابی می‌شود. این تحلیل می‌تواند گلوگاه‌ها، تاخیرها یا وابستگی‌های پنهان بین فعالیت‌ها را مشخص کرده و مسیر بهبود را روشن کند.

فرایندکاوی و مدیریت فرایندهای کسب و کار

فرایندکاوی (Process Mining) و مدیریت فرایند کسب و کار (BPM)هر دو با هدف افزایش بهره‌وری در سازمان اجرا می‌شوند و بر یکدیگر تاثیرات مثبتی دارند. در ادامه به بررسی تاثیر فرایندکاوی بر چرخه مدیریت فرایند و ادغام این دو سیستم می‌پردازیم.

1. شناخت و تحلیل فرآیندها

فرایندکاوی با تحلیل داده‌های واقعی ثبت‌شده در لاگ‌ها، تصویر دقیقی از مسیرها و الگوهای اجرای فرایندها ارائه می‌دهد و BPM با ترسیم و مدل‌سازی فرایندها، ساختار مفهومی آن‌ها را مشخص می‌کند.

ترکیب این دو رویکرد باعث می‌شود هم نمای واقعی فرآیند دیده شود، هم چارچوب نظری آن بررسی شود.

2. بهبود و بهینه‌سازی فرآیندها

فرایندکاوی گلوگاه‌ها را شناسایی کرده و مسیرهای بهینه را پیشنهاد می‌دهد. BPM نیز ابزارهایی برای اجرای، پایش و بهبود مستمر فرایندها ارائه می‌دهد.

با کنار هم قرار گرفتن تحلیل مبتنی بر داده و مدیریت ساختاریافته، بهینه‌سازی فرآیندها هدفمند و دائمی می‌شود.

3. تصمیم‌گیری مبتنی بر داده

فرایندکاوی اطلاعات دقیق و واقعی برای تصمیم‌گیری در اختیار مدیران قرار می‌دهد. BPM هم با شاخص‌های عملکرد (KPI) به سنجش و تصمیم‌گیری بهتر کمک می‌کند.

ادغام این دو باعث می‌شود تصمیمات سازمانی دقیق‌تر، سریع‌تر و قابل اعتمادتر باشد.

4. پیش‌بینی و ارتقای عملکرد آینده

فرایندکاوی با تحلیل داده‌ها، الگوهای آینده را پیش‌بینی می‌کند. BPM چارچوبی برای انطباق‌پذیری و پاسخگویی به نیازهای آینده فراهم می‌سازد. در کنار هم، این دو فناوری کمک می‌کنند سازمان‌ها از گذشته یاد بگیرند و برای آینده آماده شوند.

ترکیب هوشمندانه فرایندکاوی و مدیریت فرایند کسب‌وکار (BPM)، سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا با تحلیل داده‌های واقعی، مدل‌سازی دقیق و تصمیم‌گیری آگاهانه، فرآیندهای خود را به‌صورت مستمر بهبود دهند و عملکرد کلان سازمان را ارتقا دهند.

قیمت