مهم ترین فرآیندهای حوزه مالی در کسب و کارمقالات کاربردی

بخش مالی نقش کلیدی در تصمیم‌گیری‌ها و مدیریت منابع سازمان دارد. وقتی فرآیندهای مالی به‌صورت منظم، استاندارد و قابل پیگیری اجرا شوند، می‌توان اطمینان داشت که وضعیت مالی سازمان شفاف، کنترل‌شده و قابل اعتماد خواهد بود.

شناخت دقیق فرآیندهای قابل پیاده‌سازی در BPMS، به مدیران کمک می‌کند تا کنترل بهتری بر منابع مالی داشته باشند، ریسک‌ها را کاهش دهند و بهره‌وری را افزایش دهند.

در این مقاله، مهم‌ترین فرآیندهای مالی قابل پیاده‌سازی در سیستم‌های BPMS را همراه با مراحل اجرایی و مزایای مدیریتی بررسی می‌کنیم.

معنای مدیریت مالی و نقش آن در کسب و کار

مدیریت مالی یعنی برنامه‌ریزی، کنترل و بررسی همه مسائل مالی یک شرکت یا حتی یک فرد. این شامل مواردی مثل مدیریت درآمدها و هزینه‌ها، بودجه‌بندی، بررسی سود و زیان و تصمیم‌گیری درباره خرج‌کردن پول می‌شود.

نقش مدیریت مالی در کسب‌وکار بسیار حیاتی است؛ زیرا تصمیم‌های مالی صحیح می‌توانند سودآوری را افزایش دهند، منابع را به‌درستی تخصیص دهند و از بروز بحران‌های مالی جلوگیری کنند. بدون مدیریت مالی مؤثر، حتی کسب‌وکارهایی با ایده‌های قوی نیز ممکن است با شکست مواجه شوند.

سازمان‌هایی که از ابزارهای نوین مانند سیستم‌های مدیریت فرایندهای کسب‌وکار (BPMS) استفاده می‌کنند، می‌توانند فرآیندهای مالی خود را ساختارمند، قابل‌پیگیری و شفاف کنند و در نهایت تصمیمات مالی بهتری بگیرند.

مهم ترین فرآیندهای مالی و مراحل آن ها در BPMS

 1. فرایند درخواست و پرداخت فاکتور

با هدف مدیریت کنترل‌شده پرداخت‌ به تأمین‌کنندگان اجرا می‌شود که به کاهش ریسک پرداخت اشتباه، کنترل بودجه، شفافیت کامل در زنجیره تأیید پرداخت‌ها می‌انجامد.

مراحل:

ثبت درخواست پرداخت فاکتور (توسط واحد متقاضی یا انبار)

ضمیمه اسناد خرید (فاکتور، قرارداد، رسید کالا)

تأیید توسط مدیر واحد مربوطه

کنترل و تطبیق با بودجه توسط واحد مالی

تأیید نهایی مدیر مالی یا مدیرعامل (بسته به سقف مبلغ)

ثبت پرداخت در سیستم مالی

اطلاع‌رسانی به واحد متقاضی و بایگانی

2. فرایند درخواست و تسویه تنخواه 

تخصیص و تسویه هزینه‌های جاری کارکنان با گردش کار شفاف را اجرا می‌کند و باعث کنترل هزینه‌های روزمره، جلوگیری از هزینه‌های بدون مجوز می‌شود.

مراحل:

ثبت درخواست تنخواه توسط کارمند یا واحد عملیاتی

تأیید مدیر مستقیم (بررسی ضرورت)

تأیید بودجه و موجودی تنخواه توسط امور مالی

پرداخت وجه یا تحویل کارت تنخواه

ثبت هزینه‌ها و بارگذاری مستندات (فاکتور، رسید و ...)

بررسی مدارک و تطبیق توسط واحد مالی

ثبت سند تسویه و بستن گردش مالی

3. فرایند درخواست مساعده یا وام پرسنلی 

با هدف رسیدگی ساختاریافته به تقاضاهای پرسنل برای مساعده یا وام صورت می‌گیرد و موجب عدالت در تصمیم‌گیری، کنترل تعهدات مالی پرسنلی و مستندسازی کامل آن می‌شود.

مراحل:

ثبت فرم درخواست توسط کارمند (مبلغ، دلیل، اقساط)

بررسی سوابق مالی و حقوقی در منابع انسانی

تأیید مدیر واحد متقاضی

تأیید سقف و شرایط پرداخت توسط مالی

صدور حکم پرداخت و ثبت در لیست حقوق

اطلاع‌رسانی به متقاضی

4. فرایند درخواست بودجه واحد یا پروژه

هدف آن ارائه، بررسی و تصویب درخواست‌های بودجه‌ای از واحدها یا پروژه‌ها می‌باشد و تخصیص هوشمند منابع، پیشگیری از هزینه‌های بدون مجوز، انطباق با بودجه سالانه را در پی دارد.

مراحل:

ثبت درخواست بودجه با جزئیات هزینه‌ها توسط واحد درخواست‌دهنده

بررسی اولیه منابع مالی در اختیار توسط امور مالی

تطبیق درخواست با بودجه کل سال یا پروژه

اولویت‌بندی توسط مدیریت برنامه‌ریزی یا هیئت‌مدیره

تصویب یا اصلاح و اطلاع‌رسانی تصمیم به واحد مربوطه

5. فرایند ثبت و تایید هزینه های پروژه

با هدف ثبت دقیق هزینه‌ها و تأیید مدیریتی اجرا می‌شود و به پایش لحظه‌ای، کنترل انحراف از بودجه و تهیه گزارش‌های مالی دقیق کمک می‌کند.

مراحل:

ثبت هزینه‌های انجام‌شده توسط مدیر پروژه یا کارشناس مالی

ضمیمه مستندات مالی (فاکتور، قرارداد، رسید خدمات)

تأیید هزینه توسط مدیر پروژشه (انطباق با برنامه)

بررسی و تأیید نهایی مالی (انطباق با بودجه پروژه)

ثبت نهایی در سیستم حسابداری

6. فرایند خرید دارایی و ثبت آن 

با هدف ثبت ساختاریافته دارایی‌ها و تأیید مراحل مالی اجرا می‌شود و موجب کنترل سرمایه‌گذاری، شفاف‌سازی مالکیت دارایی‌ها می‌گردد.

مراحل:

ثبت درخواست خرید دارایی توسط واحد متقاضی

بررسی نیاز و تأیید توسط مدیر واحد

بررسی بودجه خرید توسط مالی

استعلام قیمت و تأیید فنی (در صورت نیاز)

انجام خرید و تحویل به انبار یا کاربر نهایی

ثبت دارایی در سیستم مالی (کدگذاری، استهلاک و...

7. فرایند درخواست ضمانت نامه یا اعتبار بانکی

این فرآیند با هدف ثبت و پیگیری ساختارمند درخواست‌های بانکی اجرا می‌شود و با کاهش خطاهای اداری و تسریع تعاملات مالی، شفافیت در دریافت تضامین را افزایش می‌دهد.

مراحل:

ثبت درخواست ضمانت‌نامه (نوع، مبلغ، بانک مقصد)

بررسی قرارداد/نیاز حقوقی توسط امور حقوقی (در صورت وجود)

تأیید توسط مدیریت مالی

ارسال مستندات به بانک

پیگیری تا صدور ضمانت‌نامه یا اعتبار

ثبت اطلاعات در سیستم مالی

8. فرایند کنترل و تسویه پیش پرداخت ها

هدف این فرآیند، پیگیری دقیق پیش‌پرداخت‌ها و تسویه به‌موقع آن‌هاست که منجر به مدیریت مؤثر نقدینگی و جلوگیری از بروز بدهی‌های نامشخص می‌شود.

مراحل:

ثبت پیش‌پرداخت اولیه در سیستم

ایجاد هشدار یا یادآوری تاریخ تسویه (اتوماتیک یا دستی)

پیگیری مستندات تسویه از دریافت‌کننده وجه

بررسی و تأیید مدارک توسط مالی

ثبت سند تسویه یا برگشت وجه در سیستم حسابداری

9. فرایند حسابرسی داخلی از اسناد مالی

این فرآیند برای بررسی اسناد مالی پرریسک طراحی می‌شود و با ثبت مستند مغایرت‌ها، به بهبود شفافیت مالی و پیشگیری از تخلفات کمک می‌کند.

مراحل:

تعریف بازه زمانی یا فرآیندهای مورد حسابرسی

ارسال چک‌لیست‌ها یا فرم بررسی به واحدهای ذی‌ربط

دریافت پاسخ‌ها، مستندات و اسناد از واحدها

تطبیق با استانداردها و تحلیل مغایرت‌ها

تهیه گزارش نهایی توسط حسابرس داخلی

تأیید مدیریت و ارسال بازخورد اصلاحی

10. فرایند تایید سند حسابداری دستی

در این فرآیند، اسناد مالی خارج از سیستم قبل از ثبت نهایی بررسی می‌شوند تا با کنترل دقیق و دوباره‌خوانی، دقت داده‌های مالی سازمان تضمین شود.

مراحل:

ثبت سند مالی توسط کارشناس حسابداری

بارگذاری مستندات پشتیبان

بررسی و کنترل توسط سرپرست مالی یا حسابرس

تأیید نهایی مدیر مالی

ارسال به سیستم حسابداری برای ثبت نهایی

فرایندهای مالی در نرم افزار مدیریت فرایند پیشرو

نرم‌افزار مدیریت فرایند پیشرو این امکان را در اختیار شما قرار می‌دهد تا تمامی فرآیندهای مالی موردنیاز سازمان‌تان را با کمترین نیاز به دانش کدنویسی و در کوتاه‌ترین زمان ممکن طراحی، اجرا و خودکارسازی کنید.

با استفاده از موتور گردش کار قدرتمند و ابزارهای تحلیلی دقیق و افزونه‌‌های کاربردی متنوع، مانند گزارش‌ساز پیشرفته، می‌توانید گزارش‌های لحظه‌ای از وضعیت پرداخت‌ها، بودجه‌ها، اسناد مالی و درخواست‌های جاری داشته باشید.

پیشرو به شما کمک می‌کند تا هم فرآیندها را استاندارد و قابل پیگیری کنید و هم تصمیمات مالی را بر اساس داده‌های شفاف و قابل اعتماد اتخاذ نمایید.

قیمت