تمامی حقوق این وبسایت متعلق به شرکت دانش بنیان داده پردازان پیشرو توس می باشد.
نویسنده مطلب
امیررضا عنایتی
جدیدترین مطالب
هوش مصنوعی و به‌خصوص AI Agentها در حال تغییر شیوه اجرای بسیاری از فعالیت‌های سازمانی هستند. Agentهای هوشمند می‌توانند علاوه بر تحلیل اطلاعات، در بعضی سناریوها از ابزارها و داده‌های سازمان استفاده کرده و بخشی از اقدامات یک فرایند را انجام دهند. اما استفاده از این قابلیت‌ها در محیط سازمانی، صرفاً با اضافه‌کردن یک ابزار هوش مصنوعی به نرم‌افزار مدیریت فرایند امکان‌پذیر نیست.
برای اینکه AI Agent بتواند در یک فرایند کسب‌وکار نقش مؤثری داشته باشد، ابتدا باید خود فرایند، داده‌ها و زیرساخت اجرای آن آماده باشند. به همین دلیل، اتوماسیون فرایندها و ایجاد یک بستر قدرتمند BPMS، یکی از مراحل مهم پیش از پیاده‌سازی AI Agent در فرایندهای سازمانی است.
در این مطلب بررسی می‌کنیم پیش از استفاده از هوش مصنوعی و AI Agent در BPMS، چه مراحلی باید طی شود، چه زیرساخت‌هایی اهمیت دارند و چگونه می‌توان یک محیط مناسب برای حرکت از اتوماسیون فرایند به سمت Agentic Automation ایجاد کرد.
چرا قبل از استفاده از AI Agent باید فرایندها را آماده کرد؟
یک AI Agent برای انجام یک فعالیت سازمانی به اطلاعات، قوانین، ابزارها و زمینه مشخصی برای اقدام نیاز دارد. اگر فرایند سازمان همچنان به شکل دستی، پراکنده و مبتنی بر ایمیل، فایل‌های Excel یا پیام‌رسان‌ها اجرا شود، Agent نیز دسترسی منسجم و قابل اتکایی به جریان واقعی کار نخواهد داشت.
در مقابل، وقتی فرایند در یک BPMS مدل‌سازی و اجرا شده باشد، اطلاعاتی مانند مراحل گردش کار، مسئول هر فعالیت، وضعیت درخواست، سوابق اقدامات و ارتباط میان فعالیت‌ها قابل مدیریت و ثبت است.
در چنین شرایطی، هوش مصنوعی می‌تواند به جای فعالیت در یک محیط نامشخص، در نقاط مشخصی از یک فرایند دیجیتال قرار بگیرد و وظیفه‌ای مانند تحلیل اطلاعات، استخراج داده از اسناد، پیشنهاد تصمیم یا اجرای یک اقدام مشخص را بر عهده بگیرد.
مراحل آماده‌سازی BPMS پیش از استفاده از AI Agent
برای استفاده مؤثر از هوش مصنوعی و AI Agent در مدیریت فرایندهای کسب‌وکار، ابتدا باید بستر فرایندی سازمان آماده باشد. این آماده‌سازی را می‌توان در چند مرحله اصلی خلاصه کرد:
۱. شناسایی و استانداردسازی فرایندها
در ابتدا باید فرایندهای سازمان شناسایی، مستندسازی و تا حد امکان استاندارد شوند. مشخص بودن مراحل فرایند، مسئولیت‌ها، قوانین، ورودی‌ها و خروجی‌ها، پایه‌ای برای اتوماسیون و استفاده بعدی از AI است.
۲. مدل‌سازی و اتوماسیون فرایندها در BPMS
فرایندهای دستی و پراکنده باید به گردش‌کارهای دیجیتال و قابل اجرا تبدیل شوند. در این مرحله BPMS وظیفه اجرای فرایند، مدیریت وظایف، ارجاع‌ها، تأییدها و ثبت سوابق را بر عهده می‌گیرد.
۳. یکپارچه‌سازی سیستم‌ها و داده‌ها
برای اینکه Agent بتواند در آینده در فرایندها نقش داشته باشد، باید به اطلاعات و سیستم‌های موردنیاز دسترسی کنترل‌شده داشته باشد. اتصال BPMS به CRM، ERP، اتوماسیون اداری، پایگاه‌های داده و سایر سامانه‌ها، این زیرساخت را فراهم می‌کند.
۴. ایجاد داده و سابقه قابل استفاده از اجرای فرایندها
با اجرای فرایندها در BPMS، اطلاعاتی مانند وضعیت درخواست‌ها، زمان انجام فعالیت‌ها، مسیر طی‌شده و سوابق تصمیم‌ها ثبت می‌شود. این داده‌های فرایندی، یکی از منابع مهم برای تحلیل، بهینه‌سازی و استفاده هوشمندانه‌تر از AI هستند.
۵. بهینه‌سازی فرایند و مشخص‌کردن نقاط مناسب برای AI
بعد از اجرای فرایند، باید مشخص شود کدام فعالیت‌ها واقعاً به AI نیاز دارند. فعالیت‌هایی مانند تحلیل اطلاعات، بررسی اسناد، دسته‌بندی، پیشنهاد تصمیم یا پردازش اطلاعات پیچیده می‌توانند کاندید مناسبی برای استفاده از AI باشند؛ در حالی که فعالیت‌های کاملاً قانون‌محور ممکن است همچنان با منطق عادی BPMS بهتر مدیریت شوند.
۶. آماده‌سازی دسترسی، امنیت و سطح اختیار Agent
پیش از واگذاری هر اقدامی به Agent، باید مشخص شود چه اطلاعاتی را می‌تواند مشاهده کند، به کدام ابزارها دسترسی دارد و چه اقداماتی را می‌تواند انجام دهد. برای تصمیم‌ها یا اقدامات حساس نیز می‌توان تأیید انسانی را در فرایند حفظ کرد.
چه فرایندهایی برای ورود AI Agent مناسب‌تر هستند؟
پس از آماده‌سازی زیرساخت، لازم نیست هوش مصنوعی را به تمام بخش‌های BPMS اضافه کرد. انتخاب درست نقطه ورود اهمیت زیادی دارد.
فرایندهایی که در آن‌ها حجم زیادی از اطلاعات باید بررسی شود، اسناد متعددی وجود دارد، تصمیم‌گیری نیازمند تحلیل چند منبع اطلاعاتی است یا بخشی از فعالیت‌ها به صورت تکراری انجام می‌شود، می‌توانند گزینه‌های مناسبی برای استفاده از AI باشند.
برای مثال، در یک فرایند رسیدگی به درخواست مشتری، Agent می‌تواند اطلاعات درخواست را تحلیل کند، سوابق مشتری را از CRM دریافت کند، اسناد مرتبط را بررسی کرده و نتیجه را برای ادامه فرایند در اختیار کاربر یا موتور فرایند قرار دهد.
در چنین ساختاری، BPMS مسئول اجرای و کنترل فرایند است و AI Agent در نقاطی که نیاز به تحلیل، تصمیم‌گیری یا تعامل هوشمند وجود دارد، به فرایند اضافه می‌شود.
BPMS چه نقشی در اتوماسیون مبتنی بر AI Agent دارد؟
BPMS را می‌توان لایه‌ای دانست که اجزای مختلف فرایند را در کنار یکدیگر قرار می‌دهد. فرایند، کاربران، قوانین کسب‌وکار، داده‌ها، سیستم‌های سازمانی و قابلیت‌های هوش مصنوعی می‌توانند در این بستر با یکدیگر ارتباط داشته باشند.
این موضوع باعث می‌شود AI Agent الزاماً به یک ابزار مستقل خارج از فرایند تبدیل نشود. در عوض می‌تواند به یک فعالیت یا بخش مشخصی از گردش کار متصل شود و در محدوده‌ای که برای آن تعریف شده، اطلاعات دریافت کند یا اقدام انجام دهد.
به همین دلیل، هرچه BPMS از نظر مدل‌سازی فرایند، مدیریت داده، API و یکپارچه‌سازی، کنترل دسترسی، ثبت سوابق و قابلیت‌های هوش مصنوعی آماده‌تر باشد، زمینه مناسب‌تری برای توسعه اتوماسیون هوشمند فراهم خواهد شد.
از اتوماسیون فرایند تا Agentic Automation
اتوماسیون فرایند و Agentic Automation دو مفهوم یکسان نیستند. در اتوماسیون سنتی، مسیر و منطق اجرای فعالیت‌ها عمدتاً از قبل مشخص شده است؛ اما Agent می‌تواند در شرایطی که نیاز به تحلیل یا انتخاب وجود دارد، بر اساس اطلاعات و دستورالعمل‌های در اختیار خود، اقدام مناسب را انتخاب کند.
با این حال، این به معنی حذف منطق فرایند نیست. اتفاقاً برای استفاده سازمانی، ترکیب این دو رویکرد اهمیت بیشتری دارد:
- BPMS برای قواعد مشخص و قابل پیش‌بینی
- AI برای تحلیل و تصمیم‌گیری در شرایط پیچیده‌تر
- AI Agent BPMS برای اجرای اقدامات در محدوده مجاز
- Human-in-the-loop برای تصمیم‌های حساس
این ترکیب می‌تواند به سازمان کمک کند بدون کنار گذاشتن کنترل فرایند، به تدریج قابلیت‌های هوشمند را وارد گردش کارهای خود کند.
نتیجه‌گیری: پیش‌نیاز AI Agent، یک بستر فرایندی آماده است
استفاده از AI Agent در فرایندهای کسب‌وکار را نباید از خود Agent شروع کرد. نقطه شروع، آماده‌سازی فرایند و زیرساخت اجرای آن است. سازمان ابتدا باید فرایندهای خود را شناسایی و استاندارد کند، آن‌ها را در یک BPMS مناسب مکانیزه کند، داده‌ها و سامانه‌های مرتبط را یکپارچه کند و پس از ایجاد سابقه قابل اتکا از اجرای فرایندها، نقاط مناسب برای استفاده از هوش مصنوعی را مشخص کند.
نرم‌افزار مدیریت فرایند هوشمند پیشرو نیز با تمرکز بر مدیریت و اجرای فرایندهای کسب‌وکار، بستری برای این مسیر فراهم می‌کند. قابلیت‌های هوش مصنوعی پیشرو می‌توانند در نقاط مشخصی از فرایند برای تحلیل اطلاعات و کمک به تصمیم‌گیری مورد استفاده قرار گیرند و در کنار آن، دسترسی به داده‌ها و دانش سازمانی و ارتباط با منابع اطلاعاتی، امکان استفاده از اطلاعات مرتبط با فرایند را فراهم می‌کند.
در این رویکرد، هدف صرفاً اضافه‌کردن یک قابلیت AI به BPMS نیست؛ بلکه ایجاد یک زیرساخت فرایندی یکپارچه است که بتواند در ادامه، قابلیت‌های هوش مصنوعی و Agentها را به شکل کنترل‌شده و متناسب با نیاز واقعی سازمان در خود جای دهد.
در نهایت، مسیر رسیدن به اتوماسیون هوشمند را می‌توان در یک جمله خلاصه کرد:
ابتدا فرایند را آماده و مکانیزه کنید؛ سپس داده و سیستم‌ها را یکپارچه کنید؛ و بعد، هوش مصنوعی و AI Agent را در نقاطی وارد کنید که واقعاً به تصمیم‌گیری و اقدام هوشمند نیاز دارند.
اشتراک در
0 دیدگاه ها
قدیمی‌ترین
